用word批量做邀请函，直接用邮件合并的信函模式就行：excel里把名单按一人一行排好，word连上这份现有列表，把姓名、单位、日期、地点插成合并域，预览完所有记录之后合并到新文档就好。这次我们用两条虚构记录演示，不会真的发邮件；日期列直接用已经核对好的日期文本，避免把单元格显示格式错当成字段实际内容。信函模式默认编辑单个文档只会生成一份合并结果，如果要按人头拆成独立文件得额外操作，别以为合并完就等于邀请函已经送出去了。

Excel名单一人一行，先核对日期和地点

邀请名单.xlsx的首行表头是编号、姓名、单位、活动日期、活动地点。两条虚构记录I01对应示例甲资料组、I02对应示例乙档案组，活动日期都为2026年11月10日，地点分别为资料室、会议室，本例里的日期已经存为文本格式。确认没有空表头和合并单元格后，保存并关闭数据源。

选择信函模式，连接已经保存的名单

先在Word里写好邀请函的固定文字，点「邮件」选项卡，选「开始邮件合并」下的信函，再到「选择收件人」里点「使用现有列表」，打开邀请名单.xlsx。选名单所在Sheet1$并勾选数据首行包含列标题；数据源有多个工作表时要对照内容核对，不能只看文件名相同就继续操作。

把姓名、单位和活动信息插成合并域

把光标依次放到称呼、代表单位、活动日期和地点的对应位置，点插入合并域选择对应字段。界面上显示的«姓名»、«单位»等是合并域的实际显示标识，不是手工输入的符号；一封信只对应一条名单记录，不要在同一封信里随意插入下一条记录的内容。

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预览第二条，确认称呼和活动安排没有串行

点预览结果切到第二条记录，页面上应显示示例乙、档案组、2026年11月10日、会议室。尤其要比对两条名单的地点差异，日期如果显示成其他格式，先核查数据类型或合并域日期格式再继续，不能只检查称呼就往下走。

合并到新文档，核对分页后再保存

点完成并合并、编辑单个文档，记录范围选全部，确定后就能生成含两封邀请函的新文档。生成后逐页检查姓名、地点与分页是否正确，再分别保存邀请函模板.docx和合并结果；这一步操作完并没有发送邀请，实际分发前还要再核对一遍接收人信息。