邮件合并功能用于批量生成个性化信件、标签或邮件，需准备主文档与规范Excel数据源，通过【邮件】选项卡启动向导、插入匹配字段、预览筛选，最终编辑输出或发送邮件。
如果您希望将Word文档与数据源（如Excel表格或Access数据库）结合，批量生成个性化信件、标签或电子邮件，则需要使用邮件合并功能。以下是实现此目标的具体步骤：
一、准备主文档和数据源
邮件合并依赖于两个核心组件：主文档（即模板，如邀请函或通知信）和数据源（包含姓名、地址等变量信息的表格）。确保两者结构清晰、字段命名规范，避免中文标点或空格干扰字段识别。
1、新建一个Word文档，输入固定内容，例如“尊敬的姓名先生/女士：”；
2、在需插入变量的位置，留出占位符，如“姓名”“地址”“电话”，后续将被数据源对应列替换；
3、另建一个Excel文件，在第一行输入列标题（如“姓名”“单位”“邮箱”），从第二行起逐条填写记录，保存为.xlsx格式；
4、确认Excel中无合并单元格、无空行、无重复标题行，且所有字段名均为纯文本、无特殊符号。
二、启动邮件合并向导
Word内置的邮件合并向导可引导用户完成连接、匹配和预览全过程，适合初次操作者快速上手，无需记忆命令路径。
1、在Word主文档中，切换到【邮件】选项卡；
2、点击【开始邮件合并】→【信函】（或其他所需类型）；
3、点击【选择收件人】→【使用现有列表】；
4、在弹出窗口中浏览并选中已准备好的Excel文件，勾选包含列标题的首行，点击【确定】；
5、若出现字段映射提示，确认“姓名”“地址”等字段与Excel列名一致，点击【确定】完成关联。
三、插入合并域
合并域是主文档中动态替换数据源内容的标记，其名称必须与数据源列标题完全一致（包括字数、全角/半角、大小写），否则将显示错误值或空白。
1、将光标定位到需插入变量的位置，例如“尊敬的”之后；
2、在【邮件】选项卡中点击【插入合并域】；
3、在下拉列表中选择“姓名”，此时文档中显示为«姓名»；
4、依次在其他位置插入“单位”“邮箱”等字段，每处均需单独执行插入操作；
5、插入完成后，可手动删除多余空格或换行，确保排版整洁，但不可修改域代码中的«»符号。
四、预览与筛选结果
预览功能允许用户逐条查看合并后的效果，同时支持按条件筛选特定记录，避免向全部收件人发送不相关内容。
1、点击【邮件】选项卡中的【预览结果】按钮；
2、使用右侧箭头按钮滚动查看不同记录生成的页面；
3、若只需合并部分数据，点击【编辑收件人列表】；
4、在弹出对话框中取消勾选不需要的行左侧复选框；
5、点击【确定】后，预览结果仅显示已勾选的记录。
五、完成合并并输出
最终合并可生成新文档供编辑检查，也可直接打印或发送电子邮件，两种方式互不影响原始主文档和数据源。
1、确认预览无误后，点击【完成并合并】→【编辑单个文档】；
2、在弹出窗口中选择【全部】，点击【确定】，Word自动生成含全部合并结果的新文档；
3、新文档中每条记录独立成页，可整体保存为.docx，或另存为PDF；
4、如需发邮件，选择【完成并合并】→【发送电子邮件】，指定“邮箱”字段为收件人列，并输入主题行；
5、点击【确定】后，系统调用默认邮件客户端逐条发送，正文为合并后的内容，附件不可自动添加。
