Outlook整理旧邮件需先手动归档单封或批量邮件，再创建本地.pst归档文件，接着启用自动归档策略，然后通过“清理旧项目”立即执行，最后可使用功能区“存档”按钮快速归档。
如果您在Outlook中需要整理长期积累的旧邮件，但发现它们仍占用邮箱空间或干扰日常收件箱视图，则可能是由于未执行归档操作。以下是解决此问题的步骤：
一、手动归档单封或批量邮件
此方法适用于临时整理特定邮件，无需依赖时间规则，直接将选定邮件移入指定归档文件夹，立即释放收件箱视觉压力。
1、在收件箱或其他文件夹中，按住Ctrl键并单击选择多封邮件；或按Ctrl+A全选当前视图下所有邮件。
2、右键点击任意选中邮件，在弹出菜单中选择“移动” → “其他文件夹…”。
3、在“选择文件夹”窗口中，点击左侧导航栏的“归档”文件夹（若未显示，请先完成归档文件夹创建）；如无该文件夹，点击“浏览文件夹”并定位到已存在的.pst文件中的目标文件夹。
4、勾选“将项目移动到所选文件夹”，点击“确定”完成移动。
二、创建本地归档文件（.pst）
自动归档功能必须依托一个独立的.pst文件作为目标存储位置，系统默认不自动生成，需手动新建以确保归档路径有效。
1、点击Outlook顶部菜单栏的“文件” → “打开和导出” → “导入/导出”。
2、在向导窗口中选择“导出到文件”，点击“下一步”。
3、选择“Outlook数据文件(.pst)”，点击“下一步”。
4、勾选需要归档的邮箱账户根目录（如“帐户名称”），确保下方“包括子文件夹”被选中，点击“下一步”。
5、点击“浏览”，指定保存路径并输入文件名（例如：Archive_2024.pst），点击“确定”后设置密码（可选），再点击“完成”。
三、启用并配置自动归档策略
该方式依据设定的时间阈值，定期将符合条件的邮件从服务器或本地邮箱移入归档文件，避免人工重复操作。
1、点击“文件” → “选项” → “高级”，向下滚动至“自动归档设置”区域，点击“自动归档设置…”按钮。
2、勾选“运行自动归档每X天”，将数值设为14（推荐频率，可调）。
通过 olk CLI 和 Microsoft Graph API 连接 Outlook 或 Microsoft 365 邮箱。当用户要求读取 Outlook 邮件、搜索 Outlook 消息、汇总未读邮件、检查附件，或整理最近收件箱活动时使用。
3、勾选“将旧项目归档到”，在下拉菜单中选择此前创建的.pst文件（如：Archive_2024.pst）。
4、点击“修改”按钮，在弹出窗口中为各文件夹单独设置归档条件：例如对“收件箱”设为“项目早于180天”，对“已发送邮件”设为“项目早于365天”。
5、确认勾选“为所有文件夹应用这些设置”（若需统一规则），点击“确定”保存。
四、通过“清理旧项目”立即执行一次归档
该方式跳过等待周期，强制触发当前归档规则，适合验证设置是否生效或紧急释放邮箱空间。
1、点击“文件” → “信息” → “工具”（邮箱清理图标）。
2、选择“清理旧项目…”。
3、在列表中选中目标文件夹（如“收件箱”或自建的年份备份文件夹）。
4、设置“存档项目早于”日期（例如：2024年1月1日）。
5、点击“浏览”，选择已创建的.pst文件作为目标位置。
6、点击“确定”，开始执行归档。
五、使用功能区“存档”按钮快速归档（仅限支持账户）
对于Microsoft 365、Outlook.com、Exchange等账户，“存档”是内置默认文件夹，点击即可将邮件移入，不删除、可检索、操作即时。
1、在收件箱或任意文件夹中，选中一封或多封邮件。
2、在功能区“删除”组中，点击“存档”按钮（若未显示，需右键功能区 → “自定义功能区” → 勾选“存档”）。
3、邮件将立即移入账户对应的“归档”文件夹（名称固定，不可重命名，不可删除）。
4、如误操作，可进入“归档”文件夹，选中邮件后拖回原文件夹或使用“移动”命令还原。
