邮件合并功能可批量生成个性化文档，需先准备含固定内容与变量字段的主文档及对应Excel数据源，再插入合并域、预览筛选结果，最后完成合并输出新文档。
如果您希望在Word中批量生成个性化文档，例如邀请函、通知单或信件，邮件合并功能可以将主文档与数据源自动关联并生成多个独立文档。以下是完成此任务的具体步骤：
一、准备主文档与数据源
主文档是包含固定内容和可变字段（如姓名、地址）的模板；数据源是存储变量信息的表格文件（如Excel或Access），二者结构需对应才能正确映射。
1、新建一个Word文档，输入固定文本，例如“尊敬的«姓名»先生/女士：”。
2、将光标置于需插入变量的位置，点击【邮件】选项卡 → 【选择收件人】→ 【使用现有列表】。
3、浏览并选中已准备好的Excel文件（确保首行为字段名，如“姓名”“电话”“邮箱”），勾选“首行包含列标题”，点击确定。
二、插入合并域
合并域代表数据源中某一列的值，插入后可在主文档中动态显示不同记录的内容，实现字段占位与替换。
1、将光标定位到需填入变量的位置，例如“«姓名»”右侧。
2、点击【邮件】选项卡 → 【插入合并域】→ 在下拉菜单中选择“姓名”。
3、重复该操作，在对应位置依次插入“部门”“工号”等所需字段，注意字段名称必须与Excel首行完全一致。
三、预览与筛选结果
预览功能允许您逐条查看合并效果，确认字段映射是否准确；筛选则可限制仅对满足条件的记录执行合并，避免无效输出。
1、点击【邮件】选项卡 → 【预览结果】，使用左右箭头按钮切换不同记录，检查姓名、地址等是否正常显示。
2、若只需合并部分人员，点击【编辑收件人列表】，在弹出对话框中取消勾选不参与合并的行左侧复选框。
3、点击【确定】保存筛选状态。
四、完成合并输出
完成合并即把主文档与每条数据源记录组合，生成最终文档。可选择直接打印，或生成新文档进行后续编辑与分发。
1、点击【邮件】选项卡 → 【完成并合并】→ 【编辑单个文档】。
2、在弹出窗口中选择“全部记录”，点击确定。
3、Word将自动生成一个新文档，其中每条记录以分节符隔开，可另存为PDF或按需拆分保存。
