碰到太长的pdf，先顺着目录拆成独立章节，盯着要解决的具体问题搜关键词，把对应的原文段落摘出来记好。需要ai帮忙的时候，再用全文总结或者文档问答功能提炼内容，最后一定要跳回原文页面核验。这次我们拿一份三页的资料移交手册当例子，缩小演示范围，专门讲碰到附件不齐的情况该怎么处理。手动翻找的好处是能精准抓住原文写死的约束条件，ai适合帮你把零散的要点整理成清晰的条目，两种方法用的时候都不能漏看原文里的否定词和特殊例外条款。长pdf里不同章节的规则适用范围可能完全不一样，要是是扫描版pdf，得先把文字转成可检索状态再往下操作。

手动先看目录和章节范围

打开资料移交手册.pdf，先扫一遍目录或者缩略图，把资料目录、附件要求、签收说明三个章节区分开。这次演示我们直接定位到第2页的附件要求部分，先明确我们要解决的是附件不齐的处理规则，别一上来就把整份长文直接浓缩成一句没头没尾的结论。软件显示的页码和纸质版的纸面编号可能不一样，后续引用规则的时候，一定要记准实际所在的位置。

按关键词查原段，手动记录条件

用PDF的查找功能搜缺失附件，直接定位到第2页对应的原文段落，按要求把缺失附件标为待补，不得直接标记已签收。查找功能只能帮你定位到对应文字，你还要通读前后相邻的段落，判断这条规则的适用范围。如果是扫描页搜不到结果，先做文字识别，别直接判定成没有相关规定。

AI按问题提炼，别只要笼统摘要

打开WPS AI的文档问答功能，直接提问附件不齐时应如何记录，要求AI完全依据原文内容回答，不要自行补充额外制度和期限。核对AI给出的答复，确认里面保留了待补与不得直接标记已签收的核心要求。不同版本的WPS AI，当前问答入口和引用能力有区别，以你手上实际用的版本为准，要是AI给出的内容没标注原文依据，一定要手动翻回原文核对，别光看回答写得通顺流畅就默认它是对的。

两种结果对照，回原页确认

切回第2页的原文页面，把你手动记的内容和AI给出的答复一条一条对着核对：缺失附件标待补，不得直接标记已签收。AI输出的内容里要是出现原文没提的负责人、截止日期，直接删掉或者标注成待核实。最后把用到的文件名、对应章节和原文页码都记下来，存好自己整理的要点笔记之后，再试一遍能不能顺着记录的位置直接跳回对应的原文段落。