做合同到期自动提醒，靠「剩余天数公式+条件格式」就能搞定：先算出每份合同的剩余到期天数，再让excel自动把过期、快到期的记录标红。本次操作以microsoft excel为例，演示里合同到期日期放在d列，剩余天数计算结果放e列，你自己用的时候对应调整列号就行。
人事合同、供应商合同、租赁合同、售后服务协议这类台账都能用这个方法。公式会跟着系统日期自动更新，每次打开文件，哪些合同要处理一眼就能看到。
第一步：整理合同台账字段
先把「公司名称、合同签订时间、合同到期时间、合同剩余天数」这几个核心字段留好。到期日期一定要录成标准日期格式，别直接把“2026年7月31日”当普通文本输进去：要是发现日期靠左对齐、没法参与计算，先用「数据分列」功能或者直接改单元格格式，把它转成标准日期。
提醒列别手工填“快到期”“已过期”这类内容，后面直接用公式自动生成，数据多了也不会漏改。
第二步：输入剩余天数公式
点第一条合同对应的「合同剩余天数」单元格，输入公式 =D2-TODAY()，再把公式向下填充整列就行。这里D2是当前行的合同到期时间，TODAY() 函数会自动读取当天的系统日期，两个数相减就是剩余天数：结果为正说明还没到期，等于0是当天到期，负数代表已经过期。
TODAY 函数的语法非常简单，直接写 =TODAY() 就行。
| 项目 | 说明 | 写法 |
|---|---|---|
| 函数名称 | 返回电脑系统当前日期 | TODAY |
| 参数 | 没有参数，括号必须保留 | =TODAY() |
| 合同剩余天数 | 到期日减当天日期 | =D2-TODAY() |
| 带文字提醒 | 用 IF 根据剩余天数输出状态 | =IF(D2-TODAY()<0,"已过期",IF(D2-TODAY()<=30,"30天内到期","正常")) |
实操里最常碰到3种报错：公式出来显示 #VALUE!，基本都是D列的日期存成了文本格式；剩余天数算出来不对，先核对下你电脑的系统日期是不是准的；公式不会自动刷新的话，点开顶部「公式」选项卡，把计算选项改成「自动」就好。
第三步：用条件格式设置到期规则
选中E列所有存剩余天数的单元格，点顶部「开始」选项卡的「条件格式」，选「新建规则」，再挑「使用公式确定要设置格式的单元格」。只想提醒过期合同的话，公式填 =$E2<0；要提醒30天内到期的合同，就写 =AND($E2>=0,$E2<=30)。
| 提醒目标 | 条件格式公式 | 显示建议 |
|---|---|---|
| 已经过期 | =$E2<0 |
红色填充 |
| 30 天内到期 | =AND($E2>=0,$E2<=30) |
橙色或黄色填充 |
| 当天到期 | =$E2=0 |
加粗或深色文字 |
公式里的美元符号只锁定E列，不锁行号，规则往下套用的时候会自动识别E3、E4、E5……不会所有行都拿E2的数值来判断。
第四步：检查提醒结果
规则保存完，过期的合同就会自动变成醒目的标记色。可以随便改一条合同的到期日期测试下：把日期改到今天之前，剩余天数会自动变成负数，触发红色提醒；改到30天以内，就会触发临近到期的提醒色。
要是想整行高亮提醒，就别只选E列。先把整张合同表的数据区域全选，比如选 A2:E100，条件格式的公式还是写 =$E2<0 或者 =AND($E2>=0,$E2<=30)，这样整行的公司名称、签订时间、到期时间都会同步变色，找要处理的合同更方便。
日常用的时候，把公式里的“30”改成你们公司要求的提前提醒天数就行。临近要续签的合同设成黄色高亮，已经逾期的设成红色，两条规则同时生效，打开表格第一眼就能先处理最紧急的记录。
