必须启用访达智能文件夹功能来自动聚合符合条件的文档；它基于实时元数据动态刷新、不占空间、不移动原文件，需设置搜索范围为“这台Mac”或指定目录，并可通过关键词、种类、修改日期及标签等条件精准筛选。

如果你在Mac上需要跨多个文件夹位置自动聚合符合特定条件的文档，比如所有带“合同”关键词且过去7天内修改过的PDF文件，但每次手动翻找都费时又容易遗漏，那就必须启用访达内置的智能文件夹功能。它不是普通文件夹，而是基于实时元数据动态刷新的虚拟集合，不占磁盘空间，也不需你移动原始文件。

创建第一个智能文件夹

打开访达，点击顶部菜单栏【文件】→【新建智能文件夹】。

窗口顶部搜索框里直接输入关键词，例如“发票”，系统会自动匹配文件名、内容和标签——这一步跳过也能继续，但输关键词能立刻缩小初始范围。

点击下方“+”号添加筛选条件：左侧选【种类】→中间选【是】→右侧选【PDF】；再点一次“+”，设第二行：【修改日期】→【在最后30天内】。

点击右上角【保存】，名称填“近期发票”，务必勾选【添加到边栏】，否则下次找不到入口。

让智能文件夹真正生效的关键设置

刚保存的智能文件夹默认只搜当前打开的文件夹，必须手动扩展范围才能跨目录聚合。

打开刚建好的智能文件夹，点击窗口顶部【显示搜索范围】按钮（图标为两个重叠的圆圈），在弹出菜单中选【这台Mac】或【用户】→【你的用户名】→【文稿】，确保覆盖主工作区。

【不改搜索范围，智能文件夹只会扫描空目录，永远找不到文件】

关闭窗口后，该智能文件夹图标会出现在访达边栏，点一下即刻刷新并显示符合条件的所有文件。

按标签快速生成智能文件夹（方法一：用颜色标签）

先给一批文件打上红色标签：在访达中选中它们 → 右键 →【标签】→【红色】。

新建智能文件夹 → 点击“+” → 左侧选【标签】→ 中间选【包含】→ 右侧直接点红色小方块。

保存为“紧急待处理”，勾选“添加到边栏”。此后只要给新文件标红，它就会自动出现在这个文件夹里。

按自定义标签名生成智能文件夹（方法二）

第一步：在访达中选中若干文件 → 右键 →【标签】→【新建标签】→ 输入“法务审核中” → 回车确认。

第二步：新建智能文件夹 → 添加条件：【标签】→【包含】→ 输入“法务审核中”（注意大小写与空格需完全一致）。

第三步：保存时名称不能含冒号、斜杠等符号，例如“法务审核中”可行，“法务/审核”会报错。