必须安装Outlook并设为默认邮件程序，准备含姓名、邮箱等字段的Excel数据源，Word中通过邮件合并→电子邮件类型→连接Excel列表→插入合并域→预览→发送电子邮件完成批量个性化邮件发送。
要在Windows系统中用Word批量发送个性化通知邮件，必须确保已安装Outlook且设为默认邮件程序，否则“发送电子邮件”选项将不可用；若用Gmail等第三方客户端，需额外配置MAPI兼容性。
准备Excel数据源
打开Excel新建工作表，在第一行输入字段名：姓名、邮箱、部门、通知日期（列名必须是中文或英文，不能含空格和特殊符号）。
从第二行开始逐条填写收件人信息，【邮箱列必须每行都有有效地址，且不能有合并单元格或空行】。
保存为.xlsx格式，路径尽量不含中文或空格，例如C:\MailMerge\NotifyList.xlsx。
在Word中启动邮件合并
打开空白Word文档，切换到「邮件」选项卡→点击「开始邮件合并」→选择「电子邮件」。
这一步直接锁定输出类型为邮件，跳过向导式分步流程，避免后续误选“信函”导致无法发送。
连接收件人列表
点击「选择收件人」→「使用现有列表」→浏览并选中刚才保存的Excel文件。
弹出窗口中确认勾选「首行为标题」，再点开工作表下拉菜单，选中实际存放数据的工作表名称（如Sheet1），点击确定。
当用户希望自动格式化、排版或美化 Word（`.docx`）文档时，应使用此技能。触发语包括： - “帮我排版这个Word” - “自动格式化文档” - “统一字体行距” - “论文/报告排版” - “Word排版” - “整理文档格式” - “format this Word file” - “auto typeset” - “standardize document style” 该技能提供一个 Python 脚本（`word_formatter.py`），可
如果Excel里有多个工作表，但未正确选择，Word会提示“找不到数据”，此时必须关闭对话框重新选。
插入个性化内容
将光标放在通知正文需要填入姓名的位置，点击「插入合并域」→选择「姓名」。
同理，在需要显示部门的地方插入「部门」域，在落款日期处插入「通知日期」域。
注意：不要手动输入「尊敬的[姓名]」这样的文字，而应先输「尊敬的」，再插入「姓名」域，最后输「：」——否则预览时会出现多余空格或换行错位。
预览与发送
点击「预览结果」，用→键逐页查看每封邮件是否正确显示对应姓名、邮箱、部门等信息。
确认无误后，点击「完成并合并」→「发送电子邮件」。
在弹出窗口中：
「收件人」框选择「邮箱」列；
「主题行」输入统一标题，例如“【人事部】关于2026年第四季度培训安排的通知”；
「邮件格式」保持默认「HTML」；
「发送记录」选「全部」。
【发送前务必关闭所有Outlook窗口，否则Word可能报错“无法连接邮件程序”】。
