在 word 中选中要说明的文字，进入“审阅”选项卡，点击“新建批注”，在右侧批注框输入内容后发布即可。
第1步：打开文档并定位要批注的位置
先打开需要审阅的 Word 文档，把光标放到要写意见的位置。只想给整段文字加说明时，可以点在段落里；只想针对某个词语或一句话，就先拖动选中那段内容。
添加批注前不要急着改正文。批注适合写修改建议、疑问和说明，正文内容不会直接被改掉，后续作者可以根据批注再决定是否调整。
第2步：进入审阅选项卡
在顶部功能区点击“审阅”。批注相关按钮通常都在这个选项卡里，包括“新建批注”、上一条、下一条、删除批注等入口。
如果窗口较窄，批注按钮可能会被折叠到小图标里。把 Word 窗口放大，或者在“审阅”选项卡中找带气泡图标的批注区域。
第3步：点击新建批注
在“审阅”里点击“新建批注”。页面右侧会出现批注框，正文里对应的位置会出现批注标记，说明这条意见已经和当前位置绑定。
如果是给选中文字添加批注，Word 会把选中的文字高亮出来。后面别人点这条批注时，就能知道你说的是哪一段，不会把意见和正文位置对错。
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第4步：输入批注内容并发布
在右侧批注框里输入具体意见。现代版本 Word 输入后需要点击“发布”，也可以按 Ctrl+Enter 发布；旧版本可能输入后就直接显示在批注框里。
批注内容尽量写成可执行建议，比如“这里补一个数据来源”比“改一下”更清楚。多人协作时，还可以用 @ 提及相关人员，让对方更容易看到。
第5步：检查批注是否对应正确文字
发布后回到正文，看批注气泡、标记线和选中文字是否对上。位置不对时，先删除这条批注，再重新选中正确文字添加，不要只改批注里的文字。
需要继续添加下一条批注，就选中新的文字再点“新建批注”。需要删除某条批注，点中那条批注后用“删除”按钮处理，正文内容不会因此被删除。
完成后保存文档，再切到“审阅”里用上一条、下一条检查一遍。每条批注都能跳到对应正文位置，就说明批注已经添加成功。
