多人一起改 word 文档，最怕的不是有人提意见，而是改完以后根本分不清谁动了哪里、删了什么、又该保留哪一版。要把协作修订做得清楚，最稳的办法就是直接打开审阅模式，把所有修改记录完整追踪下来，再按人、按时间、按改动类型一条条确认。
这套流程特别适合方案稿、合同稿、制度文件、汇报材料这类需要多人轮流过稿的文档。只要一开始就把修订跟踪开好，后面不管是合并意见、退回部分内容，还是最后统一接受修改，都会比来回发多个版本省事得多。
先打开修订跟踪，别等改完才想补记录
进入 Word 的审阅标签后，先把修订或跟踪更改相关开关打开，再开始改正文。这个顺序很关键：如果你先手动改了半天，后面才想起要记录修改，那前面那一段就不会留下完整痕迹，协作链条从一开始就断了。
让不同人的修改以可辨认的方式显示出来
修订跟踪开好以后，再看一下标记显示方式是不是够清楚。插入、删除、批注、格式改动最好都能一眼分出来，这样别人接手审阅时，不用再靠猜到底是新增内容还是原文被删掉了。多人协作时，标记看得清，比功能开没开更重要。
如果文档改动比较密集，可以优先按简洁但可识别的方式展示，避免满页都是气泡导致阅读断掉。真正需要逐条复核的时候，再切回更细的显示方式去看细节，这样处理起来效率会高很多。
按修改记录逐条过，而不是只看最终成稿
很多人协作时只盯着最后页面顺不顺，却不去看每一处修改是怎么来的，这样最容易把关键删改漏掉。更稳妥的做法，是沿着修改记录逐条确认：这句是不是该删，这个段落是不是该保留，这条批注是不是已经处理完。只看成稿，等于把协作过程全丢了。
特别是合同条款、数据描述、职责边界这种不能随便改的内容，必须沿着记录逐条复核。审阅模式最大的价值，本来就是把“谁改了什么、为什么改”这件事留下证据，而不是只把文档变成一个看不出过程的新版本。
最后统一接受或拒绝修改，再输出定稿
等所有修改都确认完，再做最后一步：统一接受保留项，拒绝不需要的改动，把文档收成一份干净定稿。不要一边讨论一边随手接受，否则后面再回头查争议点时，很可能已经找不到原始改动痕迹了。
输出最终版前，最好再快速扫一遍是否还残留未处理批注、未接受修订和格式类改动。这样交出去的才是一份真正干净、责任清楚、过程也经得起回查的协作文档。
Word 审阅模式真正好用的地方，不是把页面弄得花花绿绿，而是把多人协作里最难追的“修改过程”完整留住。先开跟踪、再清楚显示、逐条复核、最后统一定稿，这套顺序跑顺了，后面再多人协作也不会轻易乱套。
