必须创建知识条目才能使PDF重点内容可检索、归类和拖入大纲；从PDF预览区选中文本右键添加引用或总结，扫描版需OCR处理；手动新建须确认Assigned to字段；批量提取高亮需点击Extract highlights并选择类型。
要在Citavi中把PDF里的重点内容变成可检索、可归类、可拖进大纲的独立知识单元，必须创建知识条目（Knowledge Item），而不是只做高亮或批注——后者不会进入知识库，也无法参与分类和写作导出。
从PDF预览区直接创建知识条目
打开项目后，在右侧PDF预览窗中用鼠标选中一段文字→右键→选择【Add quotation】（直接引用）或【Add summary】（总结）等对应类型→弹出窗口自动填充原文、页码、所属文献，点击【OK】即完成创建。
这一步操作起来很简单，但注意：如果PDF是扫描版图片（无文字层），Citavi无法识别选中内容，会提示“no text selected”——此时需先用OCR工具处理PDF，或改用手动输入方式创建知识条目。
创建后，该条目立刻出现在左侧第三列“Quotations”面板中，带图标标识类型，并默认归属当前文献。你可以双击编辑标题、添加标签、修改分类，甚至拖拽到大纲节点里。
手动新建知识条目并关联文献
方法一：点击顶部菜单【Knowledge】→【New knowledge item】→在弹出窗口中选择类型（如Comment、Idea、Image reference等）→填写内容→在【Assigned to】下拉框中手动指定所属文献。
方法二：在左侧第一列【Categories】或第二列【Documents】中，找到目标文献→右键→【Add knowledge item】→选择类型→填写内容→自动绑定该文献。
【Assigned to字段必须手动确认】，否则知识条目会孤立存在，不与任何文献关联，后续无法按文献追溯，也无法参与PDF内文定位。
批量提取PDF中所有高亮内容生成知识条目
第一步：确保PDF已在Citavi中打开且已完成高亮标注；
第二步：点击PDF预览窗右上角【Extract highlights】按钮（图标为三行横线+箭头）；
第三步：勾选要转换的高亮区域→选择知识条目类型（建议统一选Summary，避免混用Quotation导致后期筛选混乱）→点击【Extract】；
第四步：系统自动生成对应数量的知识条目，全部列在Quotations面板，状态栏显示“Extracted from highlights”。
这一步不能撤销，且会跳过已存在同页同段落的知识条目——若之前手动建过类似条目，新提取的内容不会覆盖，也不会报重，需人工核对去重。
