归档规则文档分执行版和宣贯版两种用途：执行版面向档案人员，须含六部分操作步骤、强制性动词及禁令措辞；宣贯版面向业务人员，需口语化表达、真实场景故事和自查清单。
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先明确归档规则文档的两种核心用途
资料归档规则不是写给所有人看的，它要么面向行政/档案岗人员执行操作，要么面向业务部门人员理解配合；前者要能直接指导“怎么收、怎么分、怎么存”，后者要能快速看懂“我该交什么、什么时候交、不交有什么后果”。方向选错，提示词生成的文档就没人用。
生成“执行版”归档规则的提示词
第一步：在百度文库AI写作框中输入以下完整提示词——
【你是一位有12年机关单位档案管理经验的高级档案师，正在为某市属国企新修订《电子文件归档实施细则》。请生成一份可直接下发执行的操作指南，要求：①按“归档范围→保管期限→分类编号→元数据填写→移交流程→常见错误示例”六部分展开；②每项必须含具体动作动词（如“扫描分辨率不得低于300dpi”“命名格式统一为‘年度_部门_文件类型_序号’”）；③禁用“建议”“原则上”等模糊表述，全部改为“必须”“严禁”“一律”等强制性措辞；④字数控制在1800字以内】
这一步的关键是角色锚定+动作动词+禁令清单，缺一不可。如果漏掉“禁用模糊表述”，AI会默认用温和语气，导致规则失去效力。
生成“宣贯版”归档规则的提示词
方法一：用反向提示词技巧
调用百度PaddleOCR‑VL大模型API，支持PDF、Word、PPT、图片等多格式文档解析，精准识别印刷体、手写体、表格、公式、图表、印章等复杂元素，支持100+语言，可处理不规则布局和跨页长文档。触发词：文档解析、VLM解析、大模型OCR、PaddleOCR、多模态文档、手写识别、公式识别、复杂版面。
找一篇你见过的、员工反馈“一看就懂”的制度宣导材料（比如某银行发给柜员的《客户资料保管须知》），把全文复制粘贴进百度文库AI对话框，再输入：“你作为资深HR制度宣导专家，请基于这篇材料的表达逻辑和信息密度，反向生成一段提示词。我复制后，能让AI产出面向一线业务人员的《资料归档规则》宣贯稿——语言口语化，多用‘你’‘我们’，带3个真实场景小故事，结尾有自查清单。”
方法二：结构化指令法
直接输入：“请以‘新员工入职第一天’为切入点，生成一份资料归档规则宣贯稿。结构必须为：①开头用‘你收到5份合同扫描件，该存在哪个文件夹？’设问；②中间分三块：‘为什么归档’（讲清丢资料的法律风险）、‘归什么’（用表格列明6类必交材料+对应截图示意）、‘怎么交’（嵌入企业微信提交路径动图描述）；③结尾附‘3分钟自测题’（5道判断题，答错自动跳转对应条款）。”
注意：宣贯版绝不能出现“第X章第X条”，这是执行版的写法，用在宣贯场景会让员工本能抵触。
