Outlook邮件归档可通过自动归档、手动归档、定向归档和归档文件维护四步实现：一、启用自动归档并设30天周期与12个月阈值；二、右键文件夹手动归档指定日期前邮件；三、新建归档文件夹拖拽移动特定邮件；四、压缩及导出.pst文件优化存储。
如果您在使用Outlook时发现邮箱占用空间过大、响应变慢，或收件箱堆积大量历史邮件，系统可能已触发存储压力提示。Outlook提供内置归档功能，可将旧邮件移至本地存档文件（.pst）中，从而释放服务器或主数据文件空间。以下是实现邮件归档的具体操作步骤：
一、启用并配置自动归档设置
自动归档由Outlook后台服务定期执行，需预先设定归档时间周期与目标位置。该设置影响所有支持归档的文件夹（如收件箱、已发送邮件等），但不适用于IMAP账户的服务器端文件夹。
1、点击左上角“文件”选项卡，进入后台视图。
2、选择“选项”，在弹出窗口中点击左侧“高级”。
3、向下滚动至“自动归档设置”区域，勾选“运行自动归档每 X 天”复选框，并将数值设为30（推荐值，可根据需要调整）。
4、点击“自动归档设置…”按钮，在新窗口中确认“将旧项目归档到”路径指向一个有足够剩余空间的本地磁盘分区（例如D:\Archive.pst），并确保勾选“归档此计算机上所有文件夹”。
5、在下方“默认归档设置”中，将“电子邮件项目年龄超过”设为12个月，即一年前的邮件将被自动移出主数据文件。
二、手动触发单次归档操作
手动归档允许用户即时清理指定文件夹中的过期邮件，不受自动归档周期限制，适用于临时释放空间或验证归档路径有效性。
1、在主界面右键点击需处理的文件夹（如“收件箱”），从菜单中选择“归档…”。
2、在弹出窗口中，取消勾选“归档所有文件夹”，确保仅当前选中文件夹参与本次操作。
3、选择“归档项目早于：”，点击日期下拉框，选定一个具体日期（如2023年1月1日），所有在此日期前收到/发送的邮件将被移出。
4、在“归档到”字段中，确认目标.pst文件路径存在且可写；若未创建过归档文件，Outlook会提示新建，此时需指定完整文件名（含.pst后缀）及保存位置。
Outlook（microsoft.com）：此技能适用于**所有 Outlook 相关请求**，包括读取、创建和更新数据。只要任务涉及 Outlook，均应使用该技能，**而非直接调用 API**。
5、点击“确定”，等待进度条完成，归档后的邮件将从原文件夹消失，并出现在归档文件夹列表中（需在“文件夹”窗格底部勾选“显示归档文件夹”）。
三、创建独立归档文件夹并定向归档
此方法绕过全局自动归档策略，为特定类别邮件（如项目往来、合同通信）建立专用归档文件夹，便于后续离线检索，且不依赖时间阈值。
1、在“文件夹”窗格空白处右键，选择“新建文件夹”，命名为“2022合同归档”，位置选择“归档文件”节点（若未显示，请先执行一次自动归档以生成归档根节点）。
2、返回主界面，按住Ctrl键多选需归档的邮件，拖拽至刚创建的“2022合同归档”文件夹中。
3、松开鼠标后，Outlook将弹出提示：“这些项目将被移动到归档文件夹。是否继续？”点击“是”。
4、移动完成后，检查原邮件是否已从源文件夹清除，并确认其出现在归档文件夹内；若源为Exchange账户，该操作实际执行的是本地复制+服务器删除，原始邮件副本保留在归档.pst中。
四、通过Outlook数据文件管理归档存储
归档文件（.pst）本身可能随时间增长而臃肿，甚至出现损坏风险。定期维护归档文件可提升访问稳定性，并防止因文件过大导致无法加载。
1、点击“文件”→“账户设置”→“账户设置…”，切换至“数据文件”选项卡。
2、在列表中找到标记为“归档”或名称含“archive”的.pst条目，选中后点击“设置…”。
3、在新窗口中点击“压缩”按钮，Outlook将扫描并移除已删除项目的残留索引，使文件体积缩小最高达40%。
4、再次点击“设置…”，选择“导出”→“导出到文件”，类型选“Outlook数据文件(.pst)”，源文件选该归档文件，目标位置另选新路径并命名（如Archive_2024_Compact.pst），勾选“包括子文件夹”，完成导出。
5、导出成功后，返回“数据文件”列表，选中原归档条目，点击“删除”（注意：此操作仅移除Outlook中的引用，不会删除磁盘上的原始.pst文件），随后通过“添加…”导入刚导出的压缩版文件。
