5 Excel快速提示您不知道您需要

五個Excel技巧，助你高效處理數據

許多人熟悉Excel的各種功能，但鮮有人了解那些能節省時間、更有效地可視化數據的實用技巧。本文將分享五個技巧，助你在下次使用Microsoft電子表格程序時提升效率。

一、快捷鍵快速選擇數據區域

Ctrl A快捷鍵廣為人知，但在Excel中，它在不同情況下功能有所不同。

首先，選擇電子表格中的任意單元格。如果該單元格獨立於其他單元格（即其左側、右側、上方或下方沒有數據，也不屬於格式化表格的一部分），按Ctrl A將選擇整個電子表格。

但是，如果所選單元格屬於某個數據區域（例如未格式化的數字列或格式化表格），按Ctrl A只會選擇該數據區域。例如，我們選擇單元格D6，然後按下Ctrl A。

這對於僅格式化該數據范圍（而不是整個工作表）非常有用。

再次按下Ctrl A，Excel將選擇整個電子表格。

這非常適合同時格式化整個工作表。

此技巧可提高工作效率，無需使用鼠標點擊和拖動來選擇數據范圍。

二、添加切片器快速篩選數據

將數據格式化為Excel表格後，每列頂部會自動顯示“篩選”按鈕，你可以在“表格設計”選項卡中取消選中或選中“篩選”按鈕來移除或重新添加它。

然而，更便捷的篩選方法是添加切片器，尤其當某列比其他列更常被篩選時。

在我們的示例中，我們預計經常篩選“商店”和“總計”列，因為它們是表格中的主要列，所以讓我們為每一列添加一個切片器。

選擇表格中的任意單元格，點擊功能區“表格設計”選項卡中的“插入切片器”。

然後選擇要添加切片器的列，並點擊“確定”。

現在，可以點擊並拖動來重新定位或調整切片器的大小，或打開“切片器”選項卡查看更多選項。要更進一步（例如刪除切片器的標題），右鍵點擊相關的切片器，然後點擊“切片器設置”。

由於切片器會自動按順序顯示其數據（與原始數據集中的順序相反），因此可以立即分析數據。

在選擇切片器中的元素時按住Ctrl鍵，可以同時顯示所有元素；按Alt C可以清除切片器中的所有選擇。

三、創建迷你圖可視化趨勢

你可以創建高度格式化的圖表以圖形方式可視化數據，但有時你可能需要更簡潔、佔用空間更小的工具，這就是迷你圖的用武之地，Excel提供了三種類型的迷你圖。

在下面的示例中，我們有來自不同商店一周的損益數據，我們想在J列中添加每個商店趨勢的可視化表示。

首先，選擇J列中要顯示趨勢可視化的單元格。

現在，在功能區的“插入”選項卡中，轉到“迷你圖”組，然後點擊“折線圖”。

將光標放在“數據區域”字段中，使用鼠標選擇表格中的數據，然後點擊“確定”。

你將立即看到你的數字以趨勢線形式呈現。

如果線條太小，難以全面分析，只需增加單元格和列的大小，迷你圖會自動填充到單元格的尺寸。

根據你想要可視化的數據類型，還有其他兩種類型的迷你圖可以使用。

柱形迷你圖將數據以迷你柱狀圖的形式呈現：

損益迷你圖則強調正負值：

創建迷你圖後，選擇任何受影響的單元格，並使用功能區上的“迷你圖”選項卡進行任何所需的格式或細節更改。由於它們一起添加，因此它們將同時以相同的方式進行格式化。但是，如果你希望單獨格式化它們，請點擊“迷你圖”選項卡中的“取消組合”。在下面的示例中，我們取消組合了每隔一個迷你圖以交替格式化它們。

四、充分利用預設條件格式

另一種立即可視化和分析數據的方法是使用Excel的預設條件格式工具。設置條件格式規則可能需要時間，如果規則重疊或相互矛盾，還會導致問題，但使用默認格式則容易得多。

選擇要分析的電子表格中的數據，然後點擊功能區“開始”選項卡中的“條件格式”下拉菜單。在那裡，點擊“數據條”、“顏色刻度”或“圖標集”，並選擇適合你數據的樣式。

在我們的示例中，我們選擇了橙色數據條，這有助於我們一目了然地比較總計。方便的是，由於我們的數據中有一個負數，Excel已自動格式化數據條以強調數字差異。

要清除條件格式，請選擇相關單元格，點擊“開始”選項卡中的“條件格式”，然後點擊“從所選單元格中清除規則”。

五、截圖數據實現動態更新

這是一種將一個工作表上的單元格複製到另一個位置（例如儀表板）的好方法。然後，對原始數據所做的任何更改也會反映在復制的數據中。

首先將“攝像機”工具添加到快速訪問工具欄 (QAT)。點擊功能區上任何選項卡右側的下箭頭，查看你的QAT是否已啟用。如果“隱藏快速訪問工具欄”選項可用，則表示你已顯示它。同樣，如果看到“顯示快速訪問工具欄”選項，請點擊它以激活你的QAT。

然後，點擊QAT下箭頭並點擊“更多命令”。

現在，在“從以下位置選擇命令”菜單中選擇“所有命令”，然後滾動到並選擇“攝像機”，然後點擊“添加”將其添加到你的QAT。然後點擊“確定”。

你將在QAT中看到“攝像機”圖標。

選擇要在另一個工作表或工作簿中復制的單元格，然後點擊新添加的“攝像機”圖標。

如果要復制未附加到單元格的內容（例如圖像或圖表），請選擇項目後面和周圍的單元格。這將復制所選單元格及其前面的所有內容作為圖像。

然後，轉到要復制數據的位置（在下面的示例中，我們使用了工作表2），只需在適當的位置點擊一次（在我們的例子中，是單元格A1）。

Excel 將其視為圖片，因此你可以使用功能區上的“圖片格式”選項卡來精確呈現快照。

在將數據捕獲為圖片之前，請考慮刪除網格線，這將有助於圖像在其複制位置中顯得更整潔。

儘管這是一個圖片（通常是文件中不變的元素），但如果更改原始數據，這將立即反映在捕獲的版本中！

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學習一些Excel最有用的快捷鍵也是提高效率的另一個方法，因為它們可以避免在使用鍵盤和鼠標之間切換。

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