Berkongsi spreadsheet Excel anda dengan orang lain? Lakukan 8 perkara ini terlebih dahulu

Pautan cepat

• Keluarkan data yang tidak perlu untuk membersihkan spreadsheet

• Periksa spreadsheet untuk kesilapan dan isu

🎜>
• Lindungi buku kerja anda dengan kata laluan
>

tambahkan arahan yang jelas untuk spreadsheet yang dikongsi awam

🎜>
Laraskan tetapan perkongsian seperti yang diperlukan

Pastikan fail dioptimumkan untuk percetakan

Format dan saiz

• berkongsi fail Excel dengan betul sama pentingnya dengan menciptanya secara profesional. Itulah sebabnya saya selalu mengkaji pemformatan fail, membetulkan sebarang kesilapan, menyokongnya, dan memohon perlindungan kata laluan sebelum berkongsi. Berikut adalah senarai semak semua yang saya lakukan sebelum menghantar fail saya kepada rakan sekerja atau pelanggan.

1 Keluarkan data yang tidak perlu untuk membersihkan spreadsheet



sebelum berkongsi spreadsheet Excel, salah satu perkara pertama yang saya lakukan adalah kemas untuk memudahkan penerima untuk menavigasi. Saya mengalih keluar data yang tidak perlu dan menyemak format untuk memastikan saya menggunakan fon, saiz, dan gaya yang konsisten di seluruh hamparan. Sekiranya buku kerja mempunyai beberapa helaian, saya memastikan formatnya konsisten sepanjang. Saya mengeluarkan lajur dan baris kosong, memadam sebarang nota, dan keluarkan pengiraan yang tidak perlu yang digunakan semasa menyediakan lembaran. Juga, saya mengeluarkan penyertaan pendua dan lajur dan baris label dengan betul. Ini membantu saya menangkap isu pemformatan terlebih dahulu. . Saya memastikan formula ditubuhkan dengan betul, cari rujukan sel yang salah, dan gunakan alat pemeriksaan ralat terbina dalam Excel untuk menangkap masalah pengiraan kritikal. Saya menggunakan alat preseden dan bergantung kepada jejak untuk mencari pautan yang salah dan rujukan yang hilang. Apabila menggunakan pemformatan bersyarat, saya memastikan peraturan berfungsi seperti yang diharapkan. Saya menyusun dan menapis data untuk mengesahkan segala -galanya berfungsi dengan betul. Saya tidak terlepas pandang langkah -langkah yang mudah, seperti menjalankan pemeriksaan ejaan, untuk menangkap sebarang kesilapan ejaan.

3 Melindungi buku kerja anda dengan kata laluan

Saya sentiasa melindungi kata laluan saya sebelum berkongsi, terutamanya jika ia mengandungi maklumat sulit. Ini membolehkan saya mengawal siapa yang boleh mengaksesnya dan membuat perubahan pada dokumen. Walaupun saya secara peribadi tidak menggunakan pilihan ini, anda boleh menetapkan kata laluan yang berbeza untuk mengunci helaian individu, struktur buku kerja, dan banyak lagi. untuk menghantar fail. Saya juga menyemak semula bahawa perlindungan kata laluan berfungsi dengan betul. Untuk melindungi kata laluan fail Excel, klik pada tab "Fail", pilih "INFO," kemudian klik "Protect Workbook," pilih "enkripsi dengan kata laluan," dan tetapkan kata laluan yang kuat dan unik. 🎜>

4 Tambah arahan yang jelas untuk spreadsheet yang dikongsi secara terbuka

sebelum berkongsi spreadsheet secara terbuka, saya menambah arahan yang jelas untuk memastikan pengguna semua tahap kepakaran dapat memahami dan menggunakan lembaran. Saya jelas menandakan di mana pengguna perlu memasukkan data atau melakukan pengiraan, menerangkan formula kompleks, dan menggunakan komen, nota, dan pengekodan warna untuk menyerlahkan output utama dan bahagian penting. Sesiapa yang menghadapi masalah dapat menghubungi saya dengan cepat. Juga, saya menukar keizinan akses fail ke pandangan sahaja (lebih banyak lagi pada kemudian). Ini menghalang orang lain daripada membuat perubahan pada fail asal sambil membenarkan mereka melihatnya dan, jika diperlukan, buat salinan mereka sendiri. 🎜> Saya selalu membuat sandaran spreadsheet Excel saya sebelum berkongsi. Dengan cara ini, jika seseorang secara tidak sengaja mengubah dokumen itu, saya masih boleh mengakses salinan asal, memuat naiknya ke pemacu, dan berkongsi lagi. Sandaran juga melindungi saya daripada kehilangan data jika fail asal rosak atau tidak sengaja dipadam.

Juga, apabila membuat perubahan baru, saya boleh menggunakan sandaran dan bukannya mengganggu fail asal. Apabila bekerja di aplikasi desktop Excel, saya membuat sandaran dengan menyimpan fail di dua lokasi. Apabila menggunakan Excel Online, saya sama ada memuat turun fail untuk sandaran atau membuat salinan dalam talian dan menyimpannya di peti besi peribadi OneDrive untuk keselamatan tambahan. fail, saya sentiasa menyesuaikan tetapan perkongsian untuk memastikan bahawa hanya penerima yang dimaksudkan dapat mengaksesnya dengan tahap kebenaran yang sesuai. Jika saya mahu orang lain melihat fail, saya menetapkan kebenaran untuk melihat sahaja. Sekiranya saya mahu mereka dapat membuat perubahan, saya menyimpan fail yang boleh diedit. Saya menetapkan tarikh tamat tempoh untuk fail sensitif masa yang secara automatik membatalkan akses selepas masa tertentu. Saya memaklumkan kepada penerima mengenai tahap kebenaran mereka dan menguji fail untuk memastikan pengguna tidak terkunci kerana kebenaran yang tidak disengajakan. 🎜> Jika saya tahu penerima akan mencetak fail Excel dan menggunakannya dalam bentuk fizikal, saya periksa bahawa kandungannya sesuai dengan baik pada halaman berdasarkan saiz kertas dan orientasi yang akan mereka gunakan. Saya menyemak dan menyesuaikan pecahan halaman untuk memastikan data tidak dibahagikan dengan canggung di antara halaman dan semakan semula bahawa tiada elemen kritikal tersembunyi atau hilang. Saya juga mencetak dokumen apabila mungkin untuk memastikan semuanya berfungsi dengan baik.

8 Pertimbangkan format fail dan saiz

Saya juga ingat format fail semasa berkongsi. Jika saya hanya mahu penerima melihat fail, saya menukarnya ke PDF yang tidak boleh dididik yang sempurna mengekalkan persembahannya. Saya menyimpan fail dalam format asalnya (xlsx) jika penerima memerlukannya dalam format asal. Saya juga bertanya sama ada penerima menggunakan versi Office yang lebih lama untuk menyimpan fail dalam format yang serasi.

Saya juga memastikan saiz fail tidak terlalu besar untuk menyebabkan masalah apabila berkongsi melalui e -mel. Jika ia besar, saya memampatkan dan mengubah saiz imej atau grafik, memadam lembaran yang tidak digunakan, atau simpan fail dalam format termampat untuk mengurangkan saiznya. Jika saiz fail tetap menjadi masalah, saya memuat naiknya ke awan dan berkongsi pautan muat turun dan bukannya fail itu sendiri. Mereka membantu saya mengenal pasti isu -isu terlebih dahulu dan mengelakkan rasa malu. Ia juga menjimatkan penerima daripada perlu melakukan pemeriksaan balik dan sebagainya untuk memahami spreadsheet. Ini juga menjimatkan masa saya dengan menghapuskan keperluan penjelasan tambahan.

Atas ialah kandungan terperinci Berkongsi spreadsheet Excel anda dengan orang lain? Lakukan 8 perkara ini terlebih dahulu. Untuk maklumat lanjut, sila ikut artikel berkaitan lain di laman web China PHP!