Excel 스프레드 시트를 다른 사람과 공유 하시겠습니까? 이 8 가지를 먼저 수행하십시오

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불필요한 데이터를 제거하여 스프레드 시트를 정리하려면

오류 및 문제에 대한 스프레드 시트를 점검하십시오. 짐 🎜>

필요에 따라 공유 설정 조정
파일이 인쇄하도록 최적화되었는지 확인하십시오. 파일을 고려하십시오. 형식과 크기

Excel 파일을 제대로 공유하는 것은 전문적으로 작성하는 것만 큼 중요합니다. 그렇기 때문에 파일의 형식을 항상 검토하고, 오류를 수정하고, 백업하고, 암호를 공유하기 전에 암호 보호를 적용합니다. 내 파일을 동료 나 고객에게 보내기 전에 내가하는 모든 일의 체크리스트는 다음과 같습니다. 1 스프레드 시트를 정리하려면 불필요한 데이터를 제거

Excel 스프레드 시트를 공유하기 전에, 내가하는 첫 번째 일 중 하나는 수신자가 더 쉽게 수신자에게 더 쉽게 할 수 있도록하는 것입니다. 탐색합니다. 불필요한 데이터를 제거하고 포맷을 확인하여 스프레드 시트 전체에서 일관된 글꼴, 크기 및 스타일을 사용했는지 확인합니다. 통합 문서에 여러 시트가있는 경우 형식이 전체적으로 일관되게 보장합니다.

또한 일관된 숫자, 텍스트 및 날짜 형식을 사용했으며 해당 데이터가 통합 문서의 셀 내에서 일관되게 정렬되어 있는지 확인합니다. 빈 열과 행을 제거하고 메모를 삭제 한 후 시트를 준비하는 동안 사용되는 불필요한 계산을 제거합니다. 또한 중복 항목을 제거하고 열과 행을 올바르게 레이블을 지정합니다.

놀라움을 피하기 위해 다른 컴퓨터와 스마트 폰에 스프레드 시트를 열어 수신자의 끝에 어떻게 나타날지 확인합니다. 이렇게하면 미리 포맷 문제를 포착하는 데 도움이됩니다.

2 오류 및 문제에 대한 스프레드 시트를 점검하고

Excel 스프레드 시트가 더 깨끗 해지면 오류를 확인하고 수정합니다. . 공식이 올바르게 설정되어 있는지 확인하고 잘못된 셀 참조를 찾고 Excel의 내장 오류 확인 도구를 사용하여 중요한 계산 문제를 포착합니다. 트레이스 선행 및 종속 도구를 사용하여 잘못된 링크와 누락 된 참조를 찾습니다. 또한 임베디드 링크가 의도 된 대상을 가리키는지 확인합니다. 조건부 서식을 사용할 때 규칙이 예상대로 작동하는지 확인합니다. 모든 것이 올바르게 작동하는지 확인하기 위해 데이터를 정렬하고 필터링합니다. 맞춤법 검사를 실행하는 것과 같은 간단한 단계를 간과하지 않습니다.

이 단계는 잠재적 인 문제를 조기에 식별하여 수신자의 혼란 또는 잘못 해석을 방지하는 데 도움이됩니다.

. 3 비밀번호로 통합 문서를 보호

공유하기 전에 항상 Excel 스프레드 시트를 비밀번호로 보호합니다. 특히 기밀 정보가 포함되어있는 경우. 이를 통해 누가 액세스 할 수 있는지 제어하고 문서를 변경할 수 있습니다. 개인적으로 이러한 옵션을 사용하지는 않지만 개별 시트, 통합 문서 구조 등을 잠그기 위해 다른 암호를 설정할 수 있습니다.

비밀번호를 공유 할 때 사용 된 것과는 다른 보안 채널을 사용합니다. 파일을 보내기 위해. 또한 암호 보호가 올바르게 작동한다는 것을 다시 확인합니다. Excel 파일을 비밀번호로 보호하려면 "파일"탭을 클릭하고 "정보"를 선택한 다음 "통합 문서 보호"를 클릭하고 "비밀번호로 암호화"를 클릭하고 강력하고 고유 한 비밀번호를 설정하십시오. 🎜>

4 공개적으로 공유 된 스프레드 시트에 대한 명확한 지침

스프레드 시트를 공개적으로 공유하기 전에 모든 전문 지식 수준의 사용자가 시트를 이해하고 사용할 수 있도록 명확한 지침을 추가합니다. 사용자가 데이터를 입력하거나 계산을 수행하고 복잡한 공식을 설명하고 주석, 메모 및 색상 코딩을 사용하여 주요 출력 및 중요한 섹션을 강조 해야하는 위치를 명확하게 표시합니다.

또한 파일에 내 이메일 주소를 추가하여 파일을 추가합니다. 문제가 발생하는 사람은 누구나 빨리 저에게 연락 할 수 있습니다. 또한 파일의 액세스 권한을보기 전용으로 변경합니다 (나중에 자세한 내용). 이렇게하면 다른 사람들이 원본 파일을 변경하면서 원본 파일을 변경하지 못하게하고 필요한 경우 사본을 만듭니다.

5 통합 문서의 백업 사본을 만듭니다. 🎜>

공유하기 전에 항상 Excel 스프레드 시트의 백업을 만듭니다. 이런 식으로 누군가가 의도하지 않게 문서를 변경하면 원본 사본에 액세스하고 드라이브에 업로드 한 다음 다시 공유 할 수 있습니다. 원래 파일이 손상되거나 실수로 삭제되면 백업은 또한 데이터를 잃지 않도록 보호합니다. 또한 새로운 변경을 할 때 원래 파일을 탬 퍼링하는 대신 백업을 사용할 수 있습니다. Excel의 데스크탑 앱에서 작업 할 때 파일을 두 위치에 저장하여 백업을 만듭니다. Excel Online을 사용할 때는 백업을 위해 파일을 다운로드하거나 온라인 사본을 만들고 보안을 추가하기 위해 OneDrive의 개인 금고에 저장합니다. 6 Excel을 공유하기 전에 필요에 따라 공유 설정 조정 파일, 나는 항상 공유 설정을 조정하여 의도 된 수신자 만 적절한 수준의 권한으로 액세스 할 수 있도록합니다. 다른 사람들이 파일을 보길 원한다면 권한을 설정하도록 설정합니다. 변경할 수 있기를 원한다면 파일을 편집 가능한 상태로 유지합니다.

파일을 다른 수신자와 공유하고 액세스 권한을 개별적으로 사용자 정의 할 수 있습니다. 특정 시간 후에 자동으로 액세스를 취소하는 시간에 민감한 파일에 대한 만료 날짜를 설정했습니다. 수신자에게 권한 수준에 대해 알리고 파일을 테스트하여 잘못 구성된 권한으로 인해 사용자가 잠겨 있지 않도록합니다.

7 파일이 인쇄하도록 최적화되었는지 확인합니다. 수신자가 Excel 파일을 인쇄하여 물리적 형태로 사용한다는 것을 알고 있다면, 용지 크기와 방향을 기반으로 컨텐츠가 페이지에 잘 맞는지 확인합니다. 페이지가 페이지가 어색하게 분할되지 않도록 페이지 브레이크를 검토하고 조정하여 중요한 요소가 숨겨져 있거나 누락되지 않음을 페이지와 두 번 확인합니다.

인쇄 된 문서가 어떻게 보이는지 미리보기 후에 만 ​​파일을 보냅니다. 또한 모든 것이 정상적으로 작동하는지 확인하기 위해 가능할 때마다 문서를 인쇄합니다.

8 파일 형식과 크기를 고려하십시오

공유시 파일 형식을 염두에 두십시오. 수신자가 파일을 보길 원한다면 프레젠테이션을 완벽하게 보존하는 편집 할 수없는 PDF로 변환합니다. 수신자가 원래 형식으로 필요한 경우 파일을 원래 형식 (XLSX)으로 유지합니다. 또한 수신자가 이전 버전의 사무실을 사용하여 파일을 호환 형식으로 저장하는지 묻습니다. 또한 파일 크기가 너무 크지 않아 이메일을 통해 공유 할 때 문제를 일으킬 수 없습니다. 큰 경우 이미지 나 그래픽을 압축하고 크기를 조정하거나 사용하지 않은 시트를 삭제하거나 압축 형식으로 파일을 저장하여 크기를 줄입니다. 파일 크기가 문제로 남아 있으면 클라우드에 업로드하고 파일 자체 대신 다운로드 링크를 공유합니다.

파일을 공유 할 때마다 일관되게 따르는 몇 가지 방법입니다. 그들은 문제를 미리 식별하고 당황을 피하는 데 도움이됩니다. 또한 수신자가 스프레드 시트를 이해하기 위해 앞뒤 검사를 수행하지 않아도됩니다. 이것은 또한 추가 설명이 필요하지 않음으로써 시간을 절약합니다.

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위 내용은 Excel 스프레드 시트를 다른 사람과 공유 하시겠습니까? 이 8 가지를 먼저 수행하십시오의 상세 내용입니다. 자세한 내용은 PHP 중국어 웹사이트의 기타 관련 기사를 참조하세요!