Outlookを自動的にまたは手動でアーカイブする方法

この包括的なガイドでは、さまざまなOutlookバージョンにわたって電子メール、タスク、その他のアイテムをアーカイブして、Outlookメールストレージを効果的に管理する方法について説明します（365、2021、2019、2016、2013、および以前）。自動アーカイブの構成、手動アーカイブを実行し、一般的な問題をトラブルシューティングすることを学びます。

合理化されたOutlook受信トレイを維持することは、効率性に不可欠です。古いアイテムをアーカイブすると、メールボックスのサイズが縮小され、パフォーマンスが向上します。このチュートリアルは、自動アーカイブメソッドと手動アーカイブの両方の方法をカバーしています。

- Outlookアーカイブの理解

• 電子メールアーカイブを自動化します
• 手動アーカイブ（個人またはすべてのフォルダー）
• アーカイブされたファイルの検索
• 高度なアーカイブ技術
  • アーカイブされたファイルの再配置
  • 削除されたアイテムとジャンクからの自動解除
  • 受信日までにアーカイブ
• アーカイブの問題のトラブルシューティング

Outlookアーカイブとは何ですか？

Outlookアーカイブ（および自動アーカイブ）は、ハードドライブの別のアーカイブフォルダーに古い電子メール、タスク、カレンダーエントリを転送します。このプロセスは、項目をプライマリ.pstファイルから専用のarchive.pstファイルに移動し、Outlook内でアクセスできます。これにより、C：\ドライブのスペースが解放されます（別の場所を指定しない限り）。

アーカイブは2つの重要な機能を提供します。

• 移動アイテム：アイテムをアーカイブフォルダーに転送します。
• 永久削除：指定された時間後にアイテムを削除します。

Outlookアーカイブに関する重要な事実

一般的なアーカイブの質問を避けるために、これらのポイントを覚えておいてください。

1. Outlookは主に.pstファイル（Outlookデータファイル）を使用して、メール、連絡先、予定、タスク、メモを保存します。 .pstファイルのみをアーカイブできます。アーカイブされたアイテムはOutlookアーカイブフォルダーにあり、元の場所にはありません。
2. アーカイブはエクスポートとは異なります。エクスポートするとコピーが作成されます。アーカイブはオリジナルを動かしたり削除したりします。
3. アーカイブされたファイルはバックアップではありません。データセキュリティのために、archive.pstファイルの個別のバックアップを作成します。
4. 連絡先は自動化されていません。連絡先には手動アーカイブが必要です。
5. オンラインアーカイブとの交換アカウントは、Outlookの組み込みアーカイブを無効にします。

ヒント：アーカイブする前に、重複した連絡先をマージします。

Outlookで電子メールアーカイブを自動化します

Outlookの自動アーカイブ機能は、古いアイテムを自動的に移動または削除します。手順は、Outlookバージョンによってわずかに異なります。

Outlook 365-2010での自動アーカイピング

AutoArchiveは、Outlook 2010以降でデフォルトでは有効にされていません。それを有効にするためのプロンプトを受け取るかもしれません。 [はい]をクリックしてすぐに続行するか、「自動設定…」をカスタマイズしてオプションをカスタマイズします。または、手動で構成します。

1. Outlookを開き、ファイルに移動>オプション> Advanced > AutoArchive Settings…に移動します。
2. 「N DAYごとに自動アーカイブを実行する」を確認してアクティブにします。他の設定を構成し、 [OK]をクリックします。

次の画像は、デフォルト設定を示しています。各オプションの詳細な説明は、他の場所で入手できます。アーカイブの進行状況は、ステータスバーに表示されます。 「フォルダーリストにアーカイブフォルダーを表示する」が選択されている場合、「アーカイブ」フォルダーが自動的に表示されます。必要に応じて、アーカイブフォルダーの表示に関する手順を参照してください。

Outlook 2007での自動アーケーション

Outlook 2007 Auto-Archivesカレンダー、タスク、およびジャーナルアイテム（6か月以上）、およびデフォルトで送信されたアイテムと削除されたアイテム（2か月以上）。他のフォルダーで有効にします：

1. Outlookを開き、 [ツール] > [オプション]をクリックします。
2. 他のタブに移動して、 [自動アーカイブ]をクリックします… 。

以下に説明するように設定を構成します。

Outlookの自動アーチーブ設定の理解

（Outlook 2010以降： File > Options > Advanced > AutoArchive Settings… ）

• 毎日自動アーチーブを実行します：周波数を設定します。大量のデータを頻繁にアーカイブすると、パフォーマンスに影響を与える可能性があります。
• 自動アーチーブが実行される前にプロンプ​​ト：アーカイブ前に確認プロンプトを提供します。
• 期限切れのアイテム（電子メールフォルダーのみ）を削除：個々の有効期限を持つメッセージを削除します（オプション>追跡>有効期限が切れます）。これは多くの場合、デフォルトでチェックされるため、必要に応じてチェックします。
• 古いアイテムのアーカイブまたは削除：カスタム自動アーチーブ設定（未チェックの使用デフォルト）が許可されます。
• フォルダーリストにアーカイブフォルダーを表示：ナビゲーションペインに「アーカイブ」フォルダーを表示します。
• より古いアイテムをきれいにします：アーカイブの年齢のしきい値を設定します。
• 古いアイテムを以下に移動します。アイテムをarchive.pstファイルに移動します。 [参照]をクリックして場所を変更します。
• アイテムを永続的に削除する：アーカイブなしでアイテムを削除します。
• これらの設定をすべてのフォルダーに今すぐ適用します。すべてのフォルダーに設定を適用します。

デフォルトの老化期間

デフォルトの老化期間（フォルダーごとに変更可能）：

• 受信トレイ、ドラフト、カレンダー、タスク、メモ、ジャーナル：6か月
• アウトボックス：3か月
• 送信されたアイテム、削除されたアイテム：2か月
• 連絡先：自動アーキングではありません

フォルダーを除外するか、さまざまな設定を適用します

フォルダーを除外するか、設定をカスタマイズするには：

1. フォルダーを右クリックして、 [プロパティ]を選択します。
2. 「これらの設定を使用してこのフォルダーにアイテムをアーカイブしない」または「このフォルダーアーカイブ」のいずれかを選択し、それに応じて構成します。

アーカイブフォルダーの作成

「フォルダーリストにアーカイブフォルダーを表示」が選択されている場合、「アーカイブ」フォルダーが自動的に表示されます。さもないと：

1. [ファイル] > [開き＆エクスポート] > [Outlookデータファイルを開く]をクリックします。
2. archive.pstファイルを選択し、 [OK]をクリックします。

Outlookの手動アーカイブ

より多くのコントロールについては、手動でアーカイブアイテムをアーカイブします。

1. Outlook 2016では、 [ファイル]タブに移動し、 [ツール] > [古いアイテムのクリーンアップ]をクリックします。 Outlook 2010および2013では、 [ファイル] > [クリーンアップ]ツール>アーカイブをクリックします…
2. フォルダーを選択してアーカイブして年齢のしきい値を設定します。 [参照]をクリックして、アーカイブファイルの場所を変更します。除外されたアイテムを含めるために、「自動アーチーブ」チェックされた「Do Not Autoarchive」を含む「アイテムを含める」をチェックします。

Outlookアーカイブファイルの場所

Archive.pstファイルは、最初の自動アーチヴまたはマニュアルアーカイブ中に自動的に作成されます。場所はオペレーティングシステムによって異なります（セットアップ中に変更されない限り）。

Outlook 365-2010

• Vista、Windows 7、8、10： c：\ users \ \ documents \ Outlook Files \ archive.pst
• Windows XP： C：\ドキュメントと設定\ \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook \ Archive.pst

Outlook 2007以前

• VistaとWindows7： c：\ users \ \ appdata \ local \ microsoft \ outlook \ archive.pst
• Windows XP： C：\ドキュメントと設定\ \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook \ Archive.pst

（注：アプリケーションデータとAppDataは非表示フォルダーです。）

高度なアーカイブ技術

アーカイブファイルの場所を変更します

既存のアーカイブを移動するには：

1. Outlookのアーカイブフォルダーを閉じます。
2. archive.pstファイルを新しい場所に移動します。
3. 移動したファイルをOutlookで再接続します（ファイル> Open > Outlookデータファイル… ）。
4. 新しい場所を指すように、自動アーチーブ設定を更新します。

削除されたアイテムとジャンクメールからの自動解除

これらのフォルダーの「永続的に削除されたアイテム」オプションを設定して、削除されたアイテムとジャンクメールフォルダーから古いアイテムを削除するように自動アーチーブを構成します。

受信日までにアーカイブ

（変更された日付の代わりに）受信日に基づいてアーカイブするには、レジストリを変更します（注意してください！）。これには、Outlook 2007および2010の特定のホットフィックスが必要ですHKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<office version> \Outlook\Preferences</office>の下の値でレジストリ値ArchiveIgnoreLastModifiedTime作成します。 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<office version> \Outlook\Preferences</office> 。 Outlookを再起動します。

アーカイブの問題のトラブルシューティング

アーカイブオプションは利用できません

これは通常、Exchange Serverのメールボックスまたは組織のメール保持ポリシーを示します。管理者に確認してください。

自動アーカイブは実行されていません

自動アーチーブ設定で「自動アーチーブごとに自動アーチーブを実行する」が確認されていることを確認してください。

アーカイブされていない特定のアイテム

アイテムの変更された日付が最近であるか、「このアイテムを自動記録しない」が選択されているかどうかを確認してください。

アーカイブフォルダーがありません

「フォルダーリストにアーカイブフォルダーを表示」が選択されていることを確認します。必要に応じて、Outlookデータファイルを手動で開きます。

破損したarchive.pstファイル

Inbox Repair Tool（scanpst.exe）を使用して、archive.pstファイルを修復します。失敗した場合は、新しいアーカイブを作成します。

最大サイズに達しました

Archive.pstまたはメイン.pstファイルがいっぱいの場合はクリーンアップします。デフォルトの制限は、20GB（Outlook 2007）または50GB（後のバージョン）です。

このガイドは、Outlookアーカイブを完全に理解し、メール管理を最適化できるようにします。

以上がOutlookを自動的にまたは手動でアーカイブする方法の詳細内容です。詳細については、PHP 中国語 Web サイトの他の関連記事を参照してください。