Outlook提示“数据文件已达到最大大小上限”需立即拆分PST文件，否则收发邮件功能将中断；可使用Outlook自带功能手动拆分（需退出Outlook、新建Unicode格式PST、逐个迁移文件夹并压缩原文件），或用SysTools Split PST软件全自动拆分（支持按大小、年份分割，适用于损坏或超40GB文件）；拆分前须用Scanpst.exe修复、关闭杀毒软件、备份原始PST。
Outlook提示“数据文件已达到最大大小上限”，说明当前PST文件已满（Outlook 2010及以后版本默认上限50GB，但实际运行中超过20GB就极易卡顿、崩溃甚至无法删除邮件），必须立即拆分，否则连Shift+Delete都无法执行，收发邮件功能将完全中断。
用Outlook自带功能手动拆分PST文件
此方法无需第三方软件，适合对数据安全性要求高、且能接受分批操作的用户。注意：必须确保Outlook已完全退出，否则后续所有移动操作都会失败。
第一步：打开Outlook → 文件 → 账户设置 → 账户设置 → 切换到“数据文件”选项卡 → 点击“添加” → 选择“Office Outlook 个人文件夹文件(.pst)” → 点击“确定” → 在弹出窗口中为新PST文件指定保存路径和名称（例如命名为Archive_2024.pst），并【务必勾选“使用Unicode格式”】，否则新建文件仍受限于旧版ANSI的2GB上限。
第二步：返回主界面，在左侧导航窗格中展开原PST文件 → 右键点击“收件箱” → 选择“移动文件夹” → 在弹出对话框的目标位置中，选择刚创建的新PST文件 → 点击“确定”。这一步会把整个收件箱及其全部子文件夹（含已读/未读状态、规则、颜色标记）完整迁移过去，耗时取决于邮件数量，期间不要关闭Outlook。
第三步：重复第二步，依次将“已发送邮件”“草稿”“日历”等大容量文件夹移入新PST。注意：联系人和任务文件夹通常较小，可最后处理；但若原PST中存在自定义归档文件夹（如“项目2023”），请优先迁移，避免遗漏。
第四步：全部迁移完成后，重启Outlook → 文件 → 账户设置 → 数据文件 → 选中原PST → 点击“设置” → “高级” → “开始压缩” → 等待完成。压缩后原PST体积会显著缩小，残留的零散小邮件、临时缓存、已删除但未清空的项目会被彻底清除。
用SysTools Split PST软件全自动拆分
当PST文件已损坏、超40GB、或需按日期/大小精准切割时，推荐此方案。它支持直接拆分密码保护、存档、网络路径中的PST，且无需安装Outlook。
方法一：按大小自动分割
下载安装SysTools Split PST → 启动软件 → 点击“Add PST File” → 浏览并选中目标PST → 在右侧面板选择“Split by Size” → 输入单个输出文件大小（例如5000 MB）→ 点击“Browse”指定保存文件夹 → 点击“Split”开始执行。软件会在后台逐项校验并写入，进度条实时显示，中途可暂停。
方法二：按年份批量归档
同样加载PST后，切换至“Split by Year”选项 → 勾选要拆分的年份（如2020、2021、2022）→ 每个年份将生成独立PST文件，命名自动带年份标识（如Archive_2021.pst）。该方式特别适合审计归档或移交历史数据，保留原始时间戳和元数据（To/Cc/Bcc/附件名）完全不变。
注意：若原PST设置了密码，软件会弹出密码输入框，必须输入正确密码才能继续；输错三次将锁定当前会话，需重启软件重试。
拆分前必须做的三件事
① 先用Scanpst.exe修复潜在错误：定位到C:\Program Files\Microsoft Office\Office16\Scanpst.exe（64位系统）→ 双击运行 → 点击“浏览”选中待拆分PST → 点击“开始”扫描 → 扫描完成后立即点“修复”。【未修复直接拆分，可能导致部分邮件内容乱码或丢失】
② 关闭所有杀毒软件实时监控：某些安全软件会拦截PST文件读写，造成拆分中途报错“访问被拒绝”或“文件正在使用中”。临时禁用即可，操作完再开启。
③ 备份原始PST到外置硬盘：复制整个PST文件（含同目录下的.bak备份）到NTFS格式U盘或移动硬盘。不要仅靠软件内置备份——SysTools虽会生成log，但不替代原始镜像。
