Word修订模式用于修改正文并留痕，批注功能用于添加评论不改动原文；二者需按需开启、协同使用，避免混用。

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Word 文档的修订模式和批注功能不是“设定”出来的，而是按需开启、配合使用的两个独立但互补的协作工具。关键不在于一次性“设好”，而在于理解各自作用、掌握切换节奏、避免混用误用。

修订模式：用来改正文，留痕迹，供审阅取舍
它记录的是“谁动了哪段文字”。开启后，所有插入、删除、格式调整都会被彩色标记（如蓝线下划线表示新增，红删除线表示删掉），并标注作者名和时间。

• 开启路径：「审阅」→「修订」按钮（变蓝即启用）
• 关闭路径：再点一次「修订」按钮即可退出
• 注意：别在自己初稿阶段就开着修订——等别人要改你写的稿时再开，否则修改记录全堆在一起，分不清是你的草稿调整还是对方的正式意见。

批注功能：用来提问题、给建议，不碰正文
它像贴在边上的便利贴，只评论、不改动原文。比如写“此处数据来源请确认”“第二段逻辑可再梳理”，作者看到后自行决定是否修改。

• 添加方法：选中文字 → 「审阅」→「新建批注」→ 输入内容 → 按 Ctrl+Enter 发布（新式批注需主动发布，避免未写完就露馅）
• 查看方式：右侧「批注」窗格自动展开，支持上下文视图（随文本滚动）或列表视图（集中查看全部）

协同使用的关键逻辑

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• 大多数文字调整（换词、删句、调顺序）用修订直接改；
• 拿不准的地方、需要作者确认的信息、涉及事实或立场的问题，用批注留言；
• 修订改完 + 批注讨论清楚 → 作者逐条接受/拒绝修订，同时逐条回复或删除批注。

快速整理与收尾

• 接受/拒绝单条：点修订标记 → 「审阅」→「接受」或「拒绝」
• 批量操作：「接受所有修订」慎用，除非全是格式修正或已口头确认；
• 清理批注：右键单条批注选「删除」，或「审阅」→「删除」→「删除文档中的所有批注」
• 最终交付前，切到「显示以供审阅」→「最终状态」，确认无痕干净；再切回「所有标记」复查一遍有没有漏处理的修订或未关闭的批注。

不复杂但容易忽略