WPS AI可在启用公文专用AI环境后，根据单位名称和事由3秒生成符合GB/T 9704-2012标准的正式函件，自动套用红头、仿宋三号、28磅行距等要素，并支持结构化填空与智能校验优化。
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你需要在3分钟内发出一封格式规范、用语庄重、带红头模板的正式信函，但手头没有标准模板，也不熟悉《党政机关公文格式》GB/T 9704-2012的细节要求，WPS AI能直接根据你输入的单位名称和事由生成完整可发函件，无需手动调整字体字号行距或插入页眉红头。
启用公文专用AI环境
这一步必须先完成，否则后续所有AI生成内容都不会套用红头、仿宋三号、28磅行距等国标要素。普通文档或未登录会员账号时，AI仅输出纯文本。
启动WPS文字→登录已开通「智能文档」权益的WPS账号→新建空白文档→点击顶部菜单栏【会员专享】→【公文工具】。
进入公文工具界面后，顶部将显示“公文AI模式已启用”提示条，此时才可调用函件专属模型。若未出现该提示，请前往「我的账号→权益中心」确认是否已激活「AI公文生成」服务。
用一句话指令生成完整函件
方法一：新手最快路径（推荐）
在公文工具面板中点击【AI帮我写】→选择“函”→在输入框中输入：“向XX市生态环境局发函，商请提供2025年度全市空气质量监测原始数据，用于省级低碳发展课题研究；发文单位为省社科院城市发展研究所。”
点击【生成全文】，3秒内输出含标题、主送机关、正文、落款、成文日期的完整函件，【自动插入带发文机关全称的红头页眉】，发文字号占位符为「X社科函〔2026〕X号」，需手动补全数字部分。
方法二：结构化填空（适合批量处理）
{"answer":"协助 macOS 用户准备、转换、导出及排查 Word、PDF、Markdown、PowerPoint 和 Excel 文件，确保 WPS Office 工作流程可靠。"}
点击【AI帮我写】→选择“正式公函”→依次填写：发函单位【省社科院城市发展研究所】→收函单位【XX市生态环境局】→事由摘要【商请提供2025年度空气质量监测原始数据】→核心条款【1. 数据范围：全市12个国控站点；2. 格式要求：CSV与Excel双版本；3. 提供时限：收到函件后15个工作日内】→点击【生成大纲】→确认无误后点【生成全文】。
校验与微调关键字段
第一步：检查主送机关是否使用全称，禁止出现“贵局”“你单位”等非正式指代；若AI误写为“贵局”，立即手动改为“XX市生态环境局”。
第二步：定位正文末段，确认结语为“特致此函”或“专此致函”，【严禁出现“请批示”“请审阅”等上行文用语】，发现即删改。
第三步：选中全文→点击【WPS AI】选项卡→【AI伴写】→输入指令：“按GB/T 9704-2012标准，将以下函件中口语化表达替换为公文用语，统一‘我所’为‘本所’，‘咱们’改为‘双方’，删除感叹号与问号。”→发送后AI逐句优化并高亮修改处。
一键套用标准排版
确保正文无残留方框、未闭合表格或乱码符号→点击顶部菜单栏【开始】→【AI排版】→在弹窗中选择【党政公文】→【正式函件】→点击【应用到当前】。
系统自动执行：红头图像置入页眉、标题黑体二号居中、正文仿宋三号、行距28磅、落款右空四字、成文日期用阿拉伯数字、页脚插入“（此件公开发布）”字样。
最后手动补全发文字号中的年份与序号，例如「X社科函〔2026〕12号」，保存即可发送PDF或打印盖章。
