必须填进提示词的5类核心背景是：①费用类型；②对应事项；③申请人及部门；④审批链条；⑤关键约束。
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你需要在百度文库AI中生成一份专业、有说服力的费用申请文案，但AI输出空洞、套话多、缺乏具体业务依据——根本原因是提示词里没塞进真实背景信息，比如申请哪类费用、用在哪个项目、由谁审批、是否已有预算编号。
先确认必须填进提示词的5类核心背景
打开百度文库AI写作界面，在输入框顶部或“补充说明”栏里，把以下五项一次性补全，缺一项就容易生成通用模板：
① 费用类型（如：差旅费/设备采购费/外包服务费）；
② 对应事项（如：赴深圳参加2024年AI开发者大会、采购3台A100显卡用于模型训练）；
③ 申请人及部门（如：算法部张伟、市场部实习生李婷）；
④ 审批链条（如：需经部门负责人→财务部→分管副总三级审批）；
⑤ 关键约束（如：须在5月20日前提交、预算编号YF2024-087已预审通过）。
用“角色+目标+限制”三段式组织提示词
方法一：直接粘贴结构化提示词
你是一名资深行政专员，正在为算法部张伟起草一份赴深圳参加AI开发者大会的差旅费用申请。要求：包含交通、住宿、注册费明细；注明预算编号YF2024-087；强调参会将带回3项可落地的技术方案；全文控制在300字内，语气正式但不僵硬。
方法二：分句嵌入背景信息
先写基础指令：“生成一份费用申请文案”，再追加：“申请人是市场部实习生李婷，申请外包设计服务费2.8万元，用于618大促主视觉延展设计；服务方为蓝鲸创意公司；付款方式为验收后付全款；财务要求附合同编号LJ-SJ-20240512；请突出该设计将直接用于京东、天猫双平台首页曝光。”
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【注意：预算编号、合同编号、时间节点这三项一旦漏填，AI大概率会编造虚假编号或模糊表述，后续报销会被财务退回】
避开三个典型背景缺失陷阱
第一步：别只写“申请办公用品费用”——要写清“申请2024年Q2部门办公用品费用，含A4纸5箱（单价¥32）、签字笔200支（单价¥8.5），原定预算YB2024-Q2已列支，现因新入职5人需追加。”
第二步：别跳过审批人身份——写明“本申请需先由技术中心总监王磊审批，再流转至集团财务共享中心陈敏处复核”，AI才会在文案末尾自动加上“呈请王总监审阅”这类合规落款。
第三步：别用模糊时间替代截止日——“尽快审批”不如“需在5月20日前完成全部审批流程，否则影响6月1日上线节点”，AI会据此在文案中加入紧迫性措辞和倒计时提醒。
