必须在自然人税收管理系统扣缴客户端录入新员工信息，否则无法申报工资和代扣个税；单笔添加适用于1～3人或需核对生僻字、身份证号的情形，批量导入适用于5人以上，均需确保证照号码准确、人员状态为“正常”、是否雇员勾选“是”，并完成报送与验证通过。
单位新招了员工，必须在自然人税收管理系统扣缴客户端里把人录进去，否则后续工资申报、个税代扣都做不了——系统根本不认这个“人”。
单笔添加新员工信息
适用于刚招1～3人，或员工姓名含生僻字、身份证号码需反复核对的情况。
第一步：登录扣缴客户端后，点击左侧菜单栏【人员信息采集】→【添加】，进入“境内人员信息”录入界面。
第二步：填写带【*】号的必填项——证照类型选【居民身份证】，证照号码必须是准确的18位数字，姓名严格按身份证写，手机号填本人实名认证的11位号码。其他如工号、学历、职业等非必填项可留空或后续补录。
第三步：重点注意“人员状态”默认为【正常】，“是否雇员”必须勾选【是】，这两项错一项，后续申报表就无法保存。填完检查无误，点击【保存】。
这一步操作起来很简单，直接把文件拖进去就行。
批量导入新员工信息
一次性招了5人以上，用Excel模板导入省时又不易出错，但模板格式稍有偏差就会整批失败。
方法一：下载并填写标准模板
点击【导入】→【模板下载】，获取最新版Excel模板（注意不是自己随便建的表格）。打开后只改黄色标注列：姓名、证照类型、证照号码、手机号、人员状态（填“正常”）、是否雇员（填“是”）。其余列留空或删掉，【切勿增删列、改列顺序、合并单元格】，否则导入时系统直接报错不提示具体哪一列错。
方法二：导入已填好的文件
回到【导入】→【导入文件】，选中你填好的Excel，点击确定。系统会逐行校验：身份证位数不对、姓名含“/”“-”等符号、手机号非11位，都会弹窗拦截。必须按提示逐条修正，再重新导入。
报送并验证身份
无论单笔还是批量加完，人都只是存在本地电脑里，税务机关根本不知道——必须主动报送才能激活。
① 在【人员信息采集】列表中，勾选所有待报送的新员工（可按住Ctrl多选）；
② 点击上方【报送】按钮，弹窗点【确定】；
③ 报送完成后，立即点击右上角【获取反馈】——只有状态变成【验证通过】，才算真正录进税务局系统。若显示“验证不通过”，大概率是身份证号输错或员工已有税务档案（比如前公司没做离职处理），得返回修改或联系税务所并档。
