档案数字化流程包括调卷、整理著录、免拆扫描、图像处理、数据质检、归还归档、备份及系统挂接等关键步骤，确保纸质档案信息完整、准确、规范地转化为高质量数字资源。
1、 档案调取
2、 须指派专职人员与档案馆库房管理人员密切配合，将待加工档案从库房安全运送至数字化加工现场。交接时须逐卷清点、核对信息，并填写交接登记手续，确保账实相符。双方确认无误后，方可进入后续拆卷或免拆处理环节；全过程需全程留痕、闭环管理，切实保障档案实体安全与流程可追溯性。
3、 我方将指定专人全程负责此项工作。
4、 填写《档案交接登记表》（详见附件一）。
5、 该登记表须由我方经办人与档案馆负责人共同签字确认，作为交接凭证。
6、 整理与目录著录
7、 档案目录整理是数字化工作的前置基础。目录信息若存在错漏、缺失或格式不统一，将直接制约扫描挂接效率与成果质量，因此必须在正式开展数字化前完成目录的全面核查与标准化整理。
8、 所有拟加工档案均须建立规范电子目录，支持以下两种方式同步实施：
9、 依托专业数字化加工软件内置录入模块，实现目录数据在线采集、编辑与结构化存储。
10、 使用Excel表格批量制作目录，模板严格遵循《检察机关档案目录规范》（JS121006002）字段设置要求。
11、 若客户已提供纸质或电子版目录，须逐条比对原始档案，识别并修正其中的错字、漏项、逻辑矛盾等问题，统一调整为符合JS121006002标准的字段结构与命名规则。所有修改操作均须按本细则执行。
12、 所有著录项必须如实、完整录入；遇内容模糊、缺项或存疑处，须即时标注并上报项目组长。如需增删或调整著录字段，须事先征得客户书面同意，并同步知会公司技术支撑部门。下列字段为强制必填项，须与纸质档案原件逐项比对、确保完全一致：
13、 以“卷”为单位著录：年度、保管期限、卷号、案卷题名、卷内文件序号、文件标题、起止页码等。
14、 以“件”为单位著录：年度、保管期限、件号、页数、题名等核心元数据。
15、 若目录中主题词、文号等关键信息与纸质档案不符，一律以纸质原件为准，并第一时间向组长反馈，由其协调客户确认处理意见。
16、 遇生僻繁体字、异体字或字迹严重模糊无法辨识的情况，不得主观臆断或擅自简化，须立即报备组长，统一处理方案；全部文字录入须采用国家通用规范简体汉字。
17、 对于无题名、无标题的档案材料，须单独记录编号与特征说明，并及时与客户沟通明确命名规则及处理方式。
18、 在整理著录阶段同步开展案卷完整性核查：检查是否存在缺页、漏页、倒装、错装、正副卷标识错误等情况；发现问题须即刻登记并上报。确认无误后，使用2B铅笔在纸质文件上规范标注页码——正面标于右上角，背面标于左上角，字迹清晰、大小适中、位置统一，严禁涂改污染页面。
19、 关于分卷情形：档号维持原始编号不变；卷号按“原卷号-卷次”格式编制，如0025-1、0025-2……直至0025-13。若纸质档案实际需拆分为多卷但客户未提供卷次信息，则由我方依据实际物理分卷情况重新赋予卷次，并为每一独立分卷分别创建唯一案卷目录条目，严禁多个物理卷共用同一目录记录。
20、 补充归档卷次（如补卷、加卷）应严格沿用原始编号体系，如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等，目录编制中不得更改、合并或重编，确保档案管理体系连续、稳定、可查。
21、 档号、卷号、件号、页号中一律禁用中文顿号（、）及正反斜杠（/），凡出现须替换为英文半角短横线（-）；日期字段统一采用8位纯数字格式（YYYYMMDD），不足位者前置补零，例如20120206。
22、 凡涉及上述各类异常或争议情形，须第一时间向项目组长汇报，由其牵头对接客户，形成书面处理意见并备案。
23、 档案扫描作业
24、 扫描是实现纸质档案向数字影像转化的核心工序，全流程涵盖准备、执行、校验与归档四大环节。
25、 将已审核通过的电子目录导入数字化加工系统。
26、 系统自动生成与目录层级严格对应的磁盘树状目录结构。
27、 启动扫描任务并执行图像采集。
28、 具体扫描操作规范如下：
29、 影像格式统一为TIFF；分辨率设定为300DPI；常规文档采用黑白二值模式；照片、图纸、彩色印章等特殊载体则启用灰度模式扫描，确保细节还原。
30、 扫描过程中须确保纸张平整入纸，避免歪斜、卡纸、遮挡导致图像残缺。发现漏扫须立即补扫，并将影像精准插入对应位置；若扫描顺序与原件不一致，须及时调整排序，确保数字影像与原始排列逻辑完全吻合，保障后续利用与长期保存价值。
31、 如实填写《纸质档案扫描登记表》（附件二），详实记录移交卷册数量、实际扫描总页数，并逐卷核对扫描页数与前期整理标注页数是否一致；存在差异须注明原因（如补页、剔除废页、重复页等）及处置方式。
32、 对于不可拆卷的图纸、大幅面档案或装订牢固的案卷，须启用平台式扫描仪进行非接触式扫描；分辨率不低于300dpi；针对字体细小、排版密集、墨迹浅淡等影响识别的情形，可酌情提升至400–600dpi，确保文字可读、图像可用。
33、 图像优化处理
34、 图像处理目标是提升视觉可读性与规范性，在保证原始信息真实完整的前提下，对倾斜、污渍、黑边、失真、模糊等质量问题进行技术校正。
35、 处理过程中必须保留原始文件编号与页码标识；扫描照片类影像原则上不做裁剪、旋转、去噪等干预性处理。
36、 图像处理须严谨细致、杜绝草率操作。每张处理后图像须人工复核效果，未达质量标准的须退回重扫；原始扫描文件必须完整保留，禁止覆盖、删除或覆盖命名，确保全生命周期可回溯、可复原，切实维护数字档案的真实性、完整性与法律效力。
37、 标准处理流程如下：
38、 全面检查图像是否存在倾斜、模糊、变形、杂质、黑边、白边溢出等问题；凡不符合质检标准的须返工处理，但首次扫描原始文件必须永久保留。
39、 发现漏扫图像须及时补扫并嵌入正确位置；扫描顺序错误须立即调整；处理中务必确保档号、页码等关键标识完整、准确、不可篡改。
40、 数据质量检验
41、 对照案卷目录逐条核查对应扫描文件：验证文件能否正常打开、页数是否匹配、目录字段与影像内容是否一一对应、题名与正文是否一致。
42、 对每幅影像进行逐页质检，重点评估图像倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率达标情况及格式合规性。
43、 全面排查是否存在重页、缺页、漏扫、页码错乱、信息截断、空白页误扫等技术性差错。
44、 所有质检问题须如实填写《数据质检表》，并即时整改；整改完成后提交项目组长复核；组长依据质检表开展100%复检，并对其他批次数据按不低于5%的比例实施随机抽检。
45、 档案实体归还
46、 加工完毕后，由我方交接负责人将全部档案原件清点、整理、封装后交还客户；同步填写《档案交接登记表》（附件一），由客户现场签字确认；该表由项目组长统一归档保管，最终移交公司档案管理部门，作为永久性工作凭证留存。
47、 数据多重备份
48、 项目组长须在关键节点执行不少于三次数据备份：首次为扫描完成后、第二次为质检合格后、第三次为整体验收通过后，确保各阶段成果均有据可查、有源可溯。
49、 所有备份数据须刻录至只读型DVD光盘，标签注明项目名称、批次、日期、备份类型及责任人。
50、 同步将全部数据完整备份至专用移动硬盘或NAS设备，实行双机异地存放。
51、 按客户要求，将最终验收合格的数据包上传并同步至客户指定的档案服务器，完成服务端数据落库。
52、 系统挂接实施
53、 项目组长使用数字化加工软件导出标准挂接数据包（含目录元数据与影像路径映射关系）。
54、 将挂接数据复制至客户档案服务器，启动配套挂载服务程序，完成目录与影像的逻辑关联。
55、 登录客户档案信息化管理系统，逐条抽查已挂接档案，验证题名、档号、页数、缩略图、全文浏览等功能是否正常可用，确保挂接结果准确、稳定、可检索。
