如何将Excel文件转换为PDF

本简短教程描述了将Excel文件转换为PDF的4种可能方法 - 使用Excel的“另存为”功能、Adobe软件、在线Excel到PDF转换器和桌面工具。

将Excel工作表转换为PDF通常是必要的，如果您希望其他用户能够查看您的数据但不能编辑它。您可能还希望将Excel电子表格转换为PDF格式，以便用于媒体工具包、演示文稿和报告，或者创建一个所有用户都可以打开和阅读的文件，即使他们没有安装Microsoft Excel，例如在平板电脑或手机上。

如今，PDF无疑是最受欢迎的文件格式之一。根据Google的数据，网络上有超过153万个PDF文件，而Excel文件（.xls和.xlsx）只有250万个。

在本文的后面，我将详细解释几种从Excel导出到PDF的可能方法，并提供详细步骤和截图：

- 通过Office方式将Excel转换为PDF - 使用Adobe软件将Excel导出为PDF - 在线Excel到PDF转换器 - 桌面Excel到PDF转换器

将Excel文档保存为PDF文件 ---------------------------------

尽管.pdf和.xls格式已经存在了一段时间，并且一直受到用户的欢迎，但直接将Excel文件导出为PDF的可能性在Excel 2007中出现。因此，如果您拥有从2007到365的任何版本的Excel，您可以以一种快速且简单的方式进行PDF转换。

Microsoft Excel允许导出选定的范围或表格，以及将一个或多个工作表或整个工作簿保存为PDF文件。

1. 打开您的Excel工作簿，并选择要转换为PDF文件的范围或工作表。

   • 如果您希望导出一个表格，请将光标放置在表格内的任意单元格中。
   • 要导出特定工作表，只需通过点击该工作表的标签使其激活。
   • 要转换多个工作表，请选择它们全部。要选择相邻的工作表，请点击第一个工作表的标签，按住Shift并点击您希望选择的最后一个工作表的标签。要选择非相邻的工作表，按住Ctrl并点击每个您希望保存为PDF的工作表的标签。
   • 如果您希望将整个工作簿保存为一个PDF文件，请跳过此步骤：）

2. 点击文件 > 另存为。

3. 在另存为对话窗口中，从“保存类型”下拉列表中选择PDF (.*pdf)。

   如果您希望在保存后查看生成的PDF文件，请确保选中保存后打开文件复选框。

   在优化下选择以下选项之一：

   • 如果生成的PDF文档需要高打印质量，请点击标准（在线发布和打印）。
   • 如果PDF文件大小比打印质量更重要，则选择最小大小（在线发布）。

4. 点击窗口左下角的选项...按钮（请参见上面的截图）。

5. 将会打开选项对话框，您可以根据需求选择以下选项之一：

   • 选择 - 这将导出当前选定的范围。
   • 活动工作表 - 这将保存当前工作表或所有选定的工作表到一个PDF文件中。
   • 表格 - 这将导出当前活动的表格，即您的鼠标指针所在的表格。
   • 整个工作簿 - 顾名思义：）

   

6. 点击确定按钮关闭对话框，您就完成了。

如您所见，使用Excel内置的功能将Excel文件导出为PDF非常简单。当然，Microsoft Excel只提供了一些基本设置，但通过一点点的经验，人们可以学会以这样的方式准备源文件，以至于不需要进一步的调整。无论如何，如果您对Excel的另存为功能的能力不满意，让我们来看看Adobe的产品。

使用Adobe工具将Excel文件导出为PDF

遗憾的是，Adobe在Excel到PDF转换方面不如Microsoft慷慨，并不提供任何免费的手段。然而，他们确实将此功能纳入了付费工具或订阅中 - 必须承认，这些工具确实做得非常好。

Adobe Reader

Adobe Reader X及更早版本包括了安装Adobe PDF打印机的选项，该打印机可用于将Excel文件导出为PDF。然而，此功能在Adobe Reader XI的最新版本中不可用。

相反，他们引入了创建PDF标签，使您可以一键从.xls或.xlsx文件创建PDF，前提是您有付费订阅。

Adobe Acrobat XI Pro

如果您是有幸使用这一强大套件的少数用户之一，从Excel工作表创建PDF文件就像在创建工具栏下点击从文件创建PDF...一样简单。

或者，Adobe Acrobat Pro允许您通过以下方式直接从Excel创建PDF文件：

• 点击Excel功能区上的Acrobat标签上的创建PDF按钮。
• 切换到文件标签并点击保存为Adobe PDF。
• 点击文件 > 打印，选择Adobe PDF并配置设置。

如果您有兴趣获得Adobe Acrobat XI的30天试用版，您可以在这里下载。如果您不愿意为Acrobat XI Pro订阅支付每月20美元的费用，让我们看看免费的Excel到PDF转换器有哪些提供。

免费的在线Excel到PDF转换器

幸运的是，我们有许多免费的在线Excel到PDF转换器，提供各种选项将Excel文档转换为PDF文件。以下是4个最受欢迎的在线转换器的评论。

为了测试在线PDF转换器对不同数据类型的处理能力，我创建了以下两个工作簿：

测试工作簿1：几个不同格式的表格

测试工作簿2：Microsoft的假日礼物规划模板

现在，准备工作已经完成，让我们看看在线Excel到PDF转换器将如何应对这一挑战。

PDF转换器

另一个在线Excel到PDF转换器可以在www.freepdfconvert.com上找到。除了Excel表格外，该工具还可以将Word文档、PowerPoint演示文稿以及网页和图像转换为PDF。

如上图所示，界面也非常清晰，几乎不需要任何解释。您只需在标签之间导航以选择合适的转换类型，然后浏览原始文件，选择所需格式并点击转换。

转换完成后，您可以将生成的PDF文件下载到您的计算机上，或者将其保存到Google文档中：

此Excel到PDF转换器有免费版本和付费订阅。以下是免费版本的主要限制：

• 您必须等待30分钟才能转换另一个文件。
• 转换次数有限 - 每月10次。

如果您想了解更多关于此工具的信息，您可以在这里找到完整的功能列表以及可用的订阅和价格。

结果：

与之前的PDF转换器不同，这个转换器在第一个工作簿上产生了非常不错的结果，没有任何格式扭曲或错误。

至于第二个工作簿，它被准确无误地转换...成一个Word文档（.docx）。我的第一反应是我错误地选择了错误的格式进行转换，所以我重复了这个过程并得到了相同的结果，如下面的截图所示：

经过第二次思考，我得出以下结论。转换器无法正确地将我的Excel表格的自定义格式导出到PDF，因此它将其转换为最接近的格式。实际上，使用Word的另存为对话框将Word文档保存为PDF只需几秒钟的时间，结果就得到了一个格式良好的PDF文件。

Soda PDF在线转换器

这个在线PDF转换器允许您从许多格式创建PDF文档，包括Microsoft Excel、Word和PowerPoint，以及JPEG、PNG图像和HTML页面。

Soda PDF在线服务提供免费和付费会员。免费，您可以获得无限的PDF创建和有限的PDF转换，每30分钟一个文件。如果您想要更多，您将不得不升级到高级版（大约每3个月10美元）。在这种情况下，您还将获得合并和拆分PDF文件的能力。

结果：

这个在线Excel到PDF转换器几乎完美无瑕。第一个工作簿被无误地转换为PDF，第二个工作簿也被转换，没有任何错误，但一个单词的第一个字母被截断：

如您所见，没有一个免费的在线Excel到PDF转换器是完美的，尽管Soda PDF非常接近。有人可能会认为问题出在我原始的Excel文档上。我同意，第二个工作簿具有相当复杂的自定义格式。这是因为我的目的是进行某种“压力测试”，以揭示PDF到Excel在线转换器的真正潜力，因为您的实际工作簿在内容和格式方面可能更加复杂和精致。

为了实验，我使用Excel的“另存为”对话框将两个测试工作簿转换为PDF，它完美地完成了任务 - 生成的PDF文件是原始Excel文档的精确副本。

桌面Excel到PDF转换器

除了在线Excel到PDF转换器之外，还存在多种桌面工具，用于将Excel文件转换为PDF文档，这些工具根据您在最终文档中期望的功能提供不同的选项：从免费的单击工具到企业级专业套件。由于我们主要对免费的Excel到PDF转换器感兴趣，让我们仔细看看几个这样的工具。

Foxit Reader - 免费桌面Excel到PDF转换器

Foxit Reader是一个小型PDF查看器，允许您查看、签署和打印PDF文件，以及从Excel工作簿创建PDF文档。它允许您将Excel电子表格转换为PDF，无论是从Foxit Reader还是直接从Excel。

从Foxit Reader将Excel转换为PDF

这是将Excel工作簿转换为PDF的最快方法，只需3个快速步骤。

1. 打开您的Excel文件。在文件标签上，点击创建 > 从文件，然后再次点击从文件并浏览您希望转换的Excel文档。

   

2. 审查PDF文件。一旦您选择了一个Excel文件，Foxit Reader立即以PDF格式打开它。一个非常好的功能是，您可以同时打开多个PDF文件，每个文件都位于自己的标签上，如下面的截图所示：

   

   请注意，大多数在线Excel到PDF转换器难以处理的Excel假日礼物列表，对于这个桌面工具来说完全没有问题！

3. 保存PDF文件。如果一切正常，请点击文件标签上的另存为或按Ctrl S保存文件。是的，操作就是这么简单！

注意。Foxit Reader会将选定工作簿的所有工作表保存为PDF。因此，如果您只想转换特定的工作表，请先将其保存为单独的工作簿。

从Excel将Excel文件转换为PDF

如果您希望更多地预览和自定义生成的PDF文档，建议使用这种方法。

安装Foxit Reader后，会在您的打印机列表中添加“Foxit Reader PDF打印机”，这实际上是一个伪打印机，可以用来配置PDF文档的最终外观。

1. 打开要转换为PDF的Excel文件。打开一个Excel工作簿，切换到文件标签，点击打印，并在打印机列表中选择Foxit Reader PDF打印机。

   

2. 配置设置。在设置部分，您有以下选择：

   • 将活动工作表、整个工作簿或选择内容转换为PDF。
   • 选择文档方向 - 纵向或横向。
   • 定义纸张格式和边距。
   • 将工作表、所有列或所有行调整到一页上。

   当您进行更改时，它们会立即反映在右侧的文档预览中。

   如果您想要更多选项，请点击设置下的页面设置链接。

   

3. 配置其他设置（可选）。使用页面设置对话窗口，您可以添加自定义页眉或页脚、更改页面顺序、显示或隐藏网格线等。

   

4. 保存PDF文件。

当所有编辑完成后，点击打印按钮保存文件。这将打开标准的Excel另存为对话窗口，您可以在其中选择目标文件夹并输入文件名。

Primo PDF - 一个伪打印机，用于将Excel转换为PDF

PrimoPDF是另一个伪打印机，可以帮助您将Excel文档导出为PDF格式。此软件提供的功能和选项与Foxit Reader非常相似，您以同样的方式进行设置 - 在打印机下选择PrimoPDF并调整设置。

希望这个关于桌面和在线Excel到PDF转换器的快速评论能帮助您选择最适合您的工具。如果所介绍的工具都没有完全满足您的需求，您可以尝试一些替代方法，例如将您的Excel文件上传到Google Sheets，然后导出为PDF，或者通过Open Office将Excel转换为PDF。

在某些情况下，您可能会发现将Excel工作表转换为JPG、PNG或GIF图像很有用。

在下一篇文章中，我们将处理相反的任务，并探索将PDF文件导入到Excel中的具体细节。感谢您的阅读，希望下周能再次见到您！

以上是如何将Excel文件转换为PDF的详细内容。更多信息请关注PHP中文网其他相关文章！