文本扩展器是您需要掌握的神奇生产力工具

想象一下，如果我们告诉你，你可以将最繁琐的工作时间缩短到原来的几分之一？如果你会回答“我的老板只会让我做其他工作”，那么你可能是对的。对此我们无能为力。但是我们可以帮助你提高发送电子邮件、数据录入以及任何其他需要你整天输入重复性、公式化文本的任务的效率。如何做到？文本扩展器。

这些几乎隐形的自动化应用程序允许你快速插入文本片段，自动化数据录入的某些方面，并总体上提高你的工作流程效率。它们每次任务可能只为你节省几秒钟，但这些时间加起来就很多了。你不仅可以轻松浏览电子表格，而且所有这些重复工作对你的大脑的压力也会小一些，使你更容易完成每日待办事项清单。

文本扩展器的用途

文本扩展器占据了庞大的生产力工具类型中一个独特的空间，几乎每个人都可以从中受益，但它们的用例非常个性化，因此很难准确解释它们为什么有用。需要一些努力才能弄清楚它们如何融入你的工作流程，但一旦你做到了，它们就不可或缺了。考虑到这一点，以下是一些文本扩展器如何帮助你工作的示例：

### 自动填写重复出现的电子邮件片段

如果你整天都在发送电子邮件，大多数文本扩展器的片段功能可以提供帮助。这些是你可以将其分配给少量按键的文本块。因此，每次需要要求客户支付发票时，无需每次都键入新邮件，你可以将第一封电子邮件的文本保存为片段，并将其快速插入后续类似的电子邮件中。由于这种保存文本的方法比例如完整的电子邮件模板更模块化，因此你可以将重复出现的电子邮件分解成多个部分，并根据需要添加不同的部分。

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根据你的谈话对象自定义你的电子邮件签名

电子邮件签名是让人们了解你的信息而不使你的电子邮件难以忍受的一种有用方法。但是，你可能希望客户获得与同事不同的信息，或者你可能更喜欢为同事而不是朋友使用更专业的签名。通过创建不同的签名并将其分配给不同的缩写（如“sig1”或“sig2”），你可以定制你的电子邮件，而无需为自己增加大量额外的工作。

即时计算到期日和其他重要数据

一些文本扩展器包括智能宏编辑，例如，可以自动将某些数据输入你的片段。假设，你想发送一封电子邮件告诉某人付款期限是今天两周后。你可以查看你的日历并自己找到确切日期，或者你可以使用数学宏在使用片段时自动将 14 天添加到当前日期。这不仅可以节省你的输入时间，而且每次都会为你计算。计算机擅长数学！让它们去做吧！

### 自动更正常见的错误（常规自动更正无法捕获的错误）

你的计算机可能会注意到你拼写错误，但你可能会在专有名词或专有词下看到红色波浪线。如果你想确保你永远不会意外拼错老板的名字，巴特先生，你可以将其添加到你的文本扩展器中，这样如果不小心输入其他内容，它会自动更正你。虽然你可以为此使用计算机的内置自动更正功能，但在与他人合作时，文本扩展器更好，因为你可以：

### 与团队中的其他所有人共享你的片段

许多文本扩展器允许你与团队中的其他所有人共享和同步你创建的快捷方式（尽管团队通常是付费功能），因此你不仅可以阻止自己拼错老板的名字，还可以确保其他人也不会拼错。

这些只是你可以使用文本扩展器提高工作效率的众多方法中的一部分，但是——与大多数生产力应用程序一样——最好查看你的个人日常工作，看看它们何时可以提供帮助。你比任何人都更了解你的工作流程，因此，如果你习惯于反复进行某些重复性任务，请查看是否可以将该工作卸载到文本扩展器。

你最喜欢的文本扩展器

就市场上的选项数量而言，文本扩展器仅次于待办事项列表和电子邮件应用程序。如果一个应用程序不能完全按照你想要的方式工作，那么很有可能还有另一个应用程序可以更好地工作。我们将在此处概述一些最突出的选项，但还有很多其他选项。

TextExpander

作为一款老牌应用程序，TextExpander 仍然是最易于使用的应用程序之一，它支持 Windows、macOS、Chrome（浏览器和操作系统）和 iOS，并且可以在所有这些平台上同步片段。它具有大量用于管理团队的功能，包括能够与同事共享片段以及用于管理谁可以编辑哪些片段的权限系统。

TextExpander 还允许你创建填空片段，这些片段将创建一个弹出窗口，要求你填写你构建到其中的任何变量，例如人的姓名或价格信息。如果你发送很多大部分相同的电子邮件，但仍然需要更改一些信息，这将特别方便。

这是一款付费应用程序，单用户每月起价为 3.33 美元（按年计费），或团队每用户 8.33 美元及以上（同样，按年计费）。如果你想在花钱之前了解它的工作原理，可以获得两个较低级别产品的 30 天免费试用版。

TextExpander 在 Windows、macOS、Chrome 和 iOS 上，个人用户每月起价为 3.33 美元。

### PhraseExpress

PhraseExpress 是 TextExpander 的一个更好的竞争对手，它提供了大量的宏和脚本功能，可让你自动化启动应用程序或打开网页等基本任务。它甚至还有一个配套的宏记录器，可让你记录重复执行的操作，然后将其转换为应用程序可以使用单个按钮重复执行的操作。你可以在这里查看 PhraseExpress 功能的完整列表。

PhraseExpress 使用免费软件模式，个人用户完全免费。该公司要求，如果你将该应用程序用于任何商业用途，则需要购买终身许可证（起价约为 47 美元），但如果不出售，该公司不会阻止你使用该应用程序。如果你使用某些付费功能，它只会烦扰你，即使那样也只有在你使用该应用程序的前 30 天之后。如果你想尝试将文本扩展器融入你的工作流程，但又不确定是否准备好为此付费，这是一个不错的应用程序。

PhraseExpress Windows、macOS 和 iOS 上的个人用户免费使用。

aText

与列表中的其他应用程序一样，aText 允许你为文本块、自动更正和图像创建片段，并具有脚本功能来生成日期或自动化击键。虽然其他应用程序将通过其自己的服务器为你同步数据，但 aText 可以通过你控制的存储（如 Dropbox、Google Drive 或 iCloud）同步数据，如果你想采用更自主的方式来使用文本扩展器，这可能很有吸引力。

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此工具适用于 Windows 系统，完全免费。完全免费，没有免费软件，没有试用期。如果你想在 Mac 上使用它，则需要支付 5 美元。即使你选择付费方式，aText 也是进入文本扩展最便宜的方式之一。它并非在所有平台上都可用（仅限 Windows 和 macOS），但如果你不需要管理团队或设计极其复杂的文本扩展脚本，这是一个不错的切入点。

aText Windows 系统免费，macOS 系统 5 美元。

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