您现在需要学习的10个Microsoft Word Tips

即使你拥有PC多年，你可能认为不需要学习Microsoft Word技巧。毕竟，它已经存在了40年，它的所有秘密早就被揭露了吧？哦，我们有消息要告诉你。

无论你经常使用Word还是只在需要更新简历时才打开它，你都需要深入了解Word的功能，而不仅仅是加粗和下划线。幸运的是，我们深入研究了Word的各种选项，并找到了一些非常实用的技巧。

1. 使用Lorem ipsum工具创建虚拟文本块

不经常处理文字的人可能不知道Lorem ipsum是书面文字中的“虚拟语”。它只是一些无意义的文字——看起来像单词的字母组合，帮助人们直观地了解文本在网站、杂志、书籍或样式化文档中的外观。

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如果你更倾向于设计文档而不是撰写文档，或者喜欢通过调整页面格式来拖延草稿的撰写，你可以在Word中使用Lorem ipsum。你甚至不需要打开菜单——只需在页面上的任何位置键入=Lorem()，然后按Enter键即可。

默认情况下，此命令将创建五个简短的文本段落。如果这还不够，你可以在括号内添加数字来指定所需的段落数量。例如，如果你想要12个段落，请键入=Lorem(12)，然后尽情享受你的免费文本吧。

2. 向你的作品添加实时时间戳

如果你有一个需要不断更新当前日期的文档模板，Word提供了一个工具，可以让你避免一边看屏幕角落一边自言自语“今天几号？”的窘境。

你可以通过转到插入选项卡并点击插入日期和时间工具来向文档添加时间戳——它是一个显示日历和时钟的小图标，位于公式按钮的左侧。

在弹出的窗口中，你可以从许多时间格式中进行选择，例如经典的两位数“月/日/年”，甚至包括你将其插入文档的确切秒数。默认情况下，此功能是静态的，除非你选中列表下方的自动更新复选框。完成后，点击确定即可。

如果你与其他国家的同事合作，或者使用非系统默认语言，插入日期和时间窗口将提供一个下拉菜单，你可以在其中更改语言和日期格式选项。Microsoft将立即显示你已添加到操作系统的语言，因此，如果你需要使用未列出的语言，则需要通过设置，然后是时间和语言（Windows）或系统设置>常规>语言和地区（macOS）来添加它。

3. 在Microsoft Word中签署文档

曾经，签署通过电子邮件收到的文档需要打印出来，签名，然后拍照或扫描。现在，Word允许你使用形状选项来跳过物理签名步骤。

转到插入选项卡，点击形状，然后选择线条下的波浪线。这将允许你使用光标作为笔来绘制你的签名，然后你可以将其移动到文档中的任何位置，甚至可以随时复制/剪切和粘贴它。当然，用鼠标绘制签名并非易事，但多练习就会熟能生巧。

另一方面，如果你正在签署重要文档，并且无法忍受看到你颤抖的签名永久存在，那么还有另一种选择。如果你订阅了Office 365并且拥有PC，你可以使用触控板和绘图功能进行签名。

转到绘图选项卡，然后打开使用触控板绘图上面的切换开关。Word会在屏幕上显示一个矩形区域——用手指在触控板上绘图来填充它。你不需要按压，只需滑动你的手指即可。使用两个手指将区域移动到屏幕上的另一个位置（如果你需要选中一个复选框，这很有用），并在完成后按任意键。你的涂鸦将像你可以调整大小并在文档中复制/剪切和粘贴的对象一样。

4. 使用Microsoft的专注模式关闭干扰

Word（或任何文字处理器）都无法为你完成写作本身。你可以在其他地方寻找灵感，但最终，你的文字必须是你自己的。虽然听起来很简单，但做起来并不容易。

使用Microsoft的专注模式来避免分心。此功能会将你的文档设置为全屏显示，背景为黑色，因此除了打字之外，你几乎没有其他事情可做。默认视图甚至不会显示主导航栏或包含你习惯使用的所有选项的功能区。但它们仍然存在——只需将指针移动到屏幕顶部，选项就会向下滚动。哦，整个界面都是单色的，所以你不会被任何鲜艳的颜色分散注意力。

要激活专注模式，请转到视图并选择专注。你可以在任何时候按Esc键退出此功能。

5. 让Word通过可读性评分评估你的写作

正如我们所说，Word无法为你撰写散文，但它可以作为有用的编辑器。该程序可以评估你的写作，并告诉你需要改进的地方，以便你的文本适合你的目标受众。

在页面上已经有文字的情况下，转到工具、拼写和语法，然后选择编辑器。一个侧边栏将出现在屏幕右侧，显示你的写作的整体评分以及三个可以改进的方面：拼写、语法和简洁性。点击每个方面以查看Word的建议。请记住，这只是一个程序，因此它的一些建议对你来说毫无意义也是完全可能的。如果是这种情况，你可以选择忽略它们。

侧边栏底部是神奇之处：点击文档统计信息，几秒钟后，你将看到一个窗口，其中包含有关文档的详细信息，例如单词和句子的数量以及每个单词的平均字符数。

但真正有趣的部分在可读性下。在那里，Word将根据Flesch可读性评分和Flesch-Kincaid年级水平指数显示你的文本评分。这两个系统分别旨在确定文档的可读性，以及你的受众应该具备什么阅读水平才能完全轻松地理解它。

对于可读性评分，数字越高，越容易理解。一般来说，你希望你写的任何东西都在70到80之间，这意味着普通成年人应该很容易理解。与此同时，Flesch-Kincaid指数使用美国教育体系的年级水平作为参数，可以帮助你判断你的文本是否适合你的受众——例如，如果你在一个学术会议上发言，高分不会成为问题。

从页面顶部到上面的段落，Word说这个故事的可读性评分为65，这并不理想，但这就是为什么我们仍然需要人工编辑的原因。（如果你想知道，在我编辑修改后，评分有所提高。）

6. 单击即可选择整个句子

说到编辑，在Word中写作时，选择文本是移动句子和删除无效内容的最佳方法之一。

你可能使用诸如Shift 箭头之类的快捷键来逐个字符选择文本，以及Shift Option 箭头（Mac）或Shift Control 箭头（Windows）来逐个单词选择。如果你是一个“粗暴”编辑，你可能会直接三击一个段落来选择并删除整个段落。但Word提供了另一个选项：单击即可选择单个句子。诀窍是在执行此操作时按住Command（Mac）或Control（Windows）。

7. 在重要的编辑点之间跳转

一个更小众但仍然有用的技巧是使用键盘快捷键在编辑之间跳转。按Shift F5，Microsoft将带你回到上次编辑文本的位置。再次按下它，你将回到之前的那个位置。

请记住，如果你的笔记本电脑或键盘将F键行用于其他功能（例如静音电脑或调整屏幕亮度），你可能需要在该快捷键之前添加Function或Fn键。这将告诉你的电脑你正在使用F5作为F5，并且无意于，例如，调整键盘的背光。

这对于修改特别长的文档或处于编辑的最后阶段（此时更改可能很少且彼此相距甚远）非常有用。

8. 查找和替换不可见字符

如果你曾经难以处理格式复杂的文档，或者想知道为什么按Enter键不能提供正确的间距，你可能遇到了隐藏或不可见字符。

你看，文档中的大多数内容都有一个字符，即使是段落之间的空格也是如此。如果你需要查看你正在处理的内容，你可以让Microsoft通过按Command 8（Mac）或Ctrl Shift 8（Windows）来显示它们。当你这样做时，你会看到许多新的字符以不同的颜色出现。一些最常见的字符包括单词之间的悬挂点，代表单个空格，以及左向“P”，表示存在单个段落换行符。

你可能不会在简单的文档中使用此快捷键，但如果你使用在Word或网上找到的模板，如果文件开始出现故障，它可能有助于你理解问题所在。

9. 使用密码保护你的文档

你写的东西并非所有的人都应该阅读，如果你想确保即使是最爱窥探的人也无法阅读你正在处理的内容，你可以使用密码保护Word文档。

根据你拥有的Word版本，你可能会通过点击文件、信息，然后是保护文档来找到此选项。接下来的菜单将列出你可以执行的操作，例如限制编辑或仅允许特定人员访问文件。但如果你想采取更安全的措施，请选择使用密码加密并按照说明操作。

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在2023版本的Word中，你可以在审阅选项卡下找到保护文档选项。下一个窗口将显示你可以执行的许多操作，从设置访问文档的密码到要求对特定操作（如查看批注、编辑或跟踪更改）进行身份验证。输入你的密码（记住它或将其保存在安全的地方），然后点击确定完成操作。

10. 将所有对象完美对齐

在向文档中插入对象时，Word提供了很大的自由度。你可以嵌入图像、视频、GIF和涂鸦，并将它们移动到任何你想要的位置。

但是，所有这些自由有时会让你难以判断添加到年度报告中的图表是否实际正确对齐。你已经花了太多时间工作，不能让一张图片毁掉你的一天。

为了确保一切都在需要的位置，请使用网格。在布局选项卡下，点击对齐，然后从下拉菜单中选择查看网格线。此选项将立即在页面的工作区域上叠加一个网格，你可以将其用作参考，以查看对象的放置位置或确保它们的大小相同。在“对齐”菜单上，你还可以点击网格设置来自定义选项，例如对象将捕捉到的页面区域或网格的大小。完成后，点击确定保存你的设置。

以上是您现在需要学习的10个Microsoft Word Tips的详细内容。更多信息请关注PHP中文网其他相关文章！