6个步骤，以确保您再也不会丢失Microsoft Office文件

保护你的Microsoft Office文档：七个简单步骤避免数据丢失

Microsoft Office文档，从商业计划书到长篇小说，不一而足。丢失文档的后果，从令人沮丧到灾难性都有可能。幸运的是，预防措施并不复杂。以下七个步骤能有效保障你的工作成果安全：

1. 三备份原则：文档安全的基础

IT从业者深知数据丢失的风险。他们常说：

“世界上只有两种人：丢失过数据的人，和即将丢失数据的人。”

很多人认为数据丢失不会发生在自己身上，但实际上，它几乎不可避免。这究竟是件小麻烦还是大灾难，完全取决于你是否有备份。

“除非你至少有三份副本，否则文档并不存在。” 这句话更进一步强调了备份的重要性。你需要不止一份备份，而是两份。某些类型的故障可能导致你不仅丢失了文档的工作副本，还会丢失备份。例如，如果你在家或办公室的外部硬盘上保存了备份副本，而建筑物发生火灾。我个人建议：“其中一份备份应该存放在异地。”

2. 启用自动保存功能

此功能仅适用于Microsoft 365订阅用户。在窗口左上角查找“自动保存”开关，并将其打开。

自动保存需要你的文档存储在OneDrive或SharePoint文件夹中，如果你的文档尚未存储在这些位置，请转到“文件”>“另存为”，然后选择OneDrive。（你需要登录你的Microsoft帐户才能看到此选项，如果仍然不可见，请选择“添加位置”选项。）

然后，你应该继续使用此版本进行编辑，以便保护你的工作。

3. 打开OneDrive备份

如果你在Windows PC或Mac上本地存储文档，可以确保将整个文件夹备份到OneDrive。你只需要执行一次此操作，之后如果你的电脑发生任何问题，你将有一个在线备份可用。

Windows系统：

点击系统托盘中的OneDrive（云）图标打开OneDrive。点击右上角的齿轮图标，然后选择“设置”。点击“同步和备份”选项卡，然后点击“管理备份”按钮。检查你正在使用的文件夹（例如，“文档”）是否正在备份。如果不是，只需将其打开即可。

Windows 11系统可能默认已启用此功能。

Mac系统：

你需要使用从Microsoft网站下载的独立OneDrive应用程序，并且必须是这个版本。Mac App Store版本无法用于此目的（感谢，Microsoft）。

安装应用程序后，你需要授予其完全磁盘访问权限。点击左上角的Apple菜单，然后点击“系统设置”。点击“隐私和安全”，然后向下滚动到“完全磁盘访问”，然后点击它（或者在设置搜索栏中搜索“完全磁盘访问”）。打开OneDrive开关。

OneDrive位于Mac菜单栏中，显示为云图标。点击它，然后点击三个点菜单。然后依次点击“偏好设置”>“备份”>“管理备份”。如果你的文件夹显示为“已备份文件”，则一切正常。否则，只需点击你想要备份的文件夹的“开始备份”选项。

4. 自动备份你的PC或Mac

即使你在云端工作，确保你的PC或Mac已备份也是个好主意，而实现此目的的唯一可靠方法是确保其完全自动进行。手动备份在工作繁忙时总是会被忘记，而这恰恰是备份最可能需要的时候。

你需要一个比电脑内部硬盘更大的外部硬盘，建议使用大约两倍大小的硬盘。例如，如果你的PC或Mac硬盘是1TB，则可以使用2TB的外部硬盘。这会为多个文档版本创建足够的空间，因此，如果你不小心删除了一堆文本然后意识到你需要它，你就可以从以前的版本中恢复它。

首先连接你的外部硬盘。

Windows系统：

在Windows 10中，转到“开始”>“备份设置”。在Windows 11中，转到“开始”>“文件历史记录”。在这两种情况下，继续选择“添加驱动器”>“更多选项”，然后选择你的外部硬盘。

Mac系统：

在Mac上，连接外部硬盘后，系统会询问你是否要将其用作Time Machine驱动器。点击“是”。（如果这种情况没有发生，请转到菜单栏中的Time Machine图标——逆时针方向围绕时钟的箭头——然后打开Time Machine设置。点击加号并选择你的驱动器。）

5. 大型文档的定期“另存为”副本

如果你的文件当前版本损坏，或者你犯了像意外删除一半文本这样的灾难性错误，那么拥有多个文档版本是个好主意。最简单的方法是定期执行“另存为”，然后在文件名中添加一个数字。

例如，如果你的文档名为“我的小说”，则执行“另存为”操作，将其命名为“我的小说001”。下次，命名为“我的小说002”，依此类推。

你执行此操作的频率取决于你自己，但我个人建议至少一天一次。如果你的文档非常重要，或者你的工作节奏很快，你可能需要更频繁地执行此操作。工作完成后并提交后，你可以删除所有以前的版本以恢复磁盘空间。

6. 每次工作结束时保存本地/云端副本

如果文档存储在云端（例如OneDrive），则在每次工作结束时，将文档“另存为”到你的PC或Mac。相反，如果你的工作副本在你的电脑上，则将其“另存为”到云端——这可能是OneDrive、iCloud、Dropbox或你使用的任何其他云服务。这样，无论你的电脑还是云公司发生灾难，你都将受到保护。

7. 重要文档的U盘备份

最后，如果你的文档非常重要，或者丢失一天的工作会让你哭泣，你可能需要创建一个最终备份，方法是将文档复制到U盘，并在每天晚上随身携带。

如果你遵循了所有这些步骤，那么你应该可以抵御除地球被巨型陨石撞击之外的任何灾难——在这种情况下，你可能不必担心提交你的工作了。

以上是6个步骤，以确保您再也不会丢失Microsoft Office文件的详细内容。更多信息请关注PHP中文网其他相关文章！