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word 邮件合并

原创 2019-06-14 11:55:59 0 372
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Word邮件合并功能:就是在主文档的固定内容中,插入与发送信息相关的一种数据,批量生成需要的邮件文档。极大的提高工作效率。

在Office中,先建立两个文档:一个WORD包括所有文件共有内容的主文档(比如未填写的信封等)和一个包括变化信息的数据源EXCEL(填写的收件人、发件人、邮编等),然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息,合成后的文件用户可以保存为Word文档,可以打印出来,也可以以邮件形式发出去 。

应用领域

1、批量打印信封:按统一的格式,将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。

2、批量打印信件:主要是换从电子表格中调用收件人,换一下称呼,信件内容基本固定不变。

3、批量打印请柬:同上2。

4、批量打印工资条:从电子表格调用数据。

5、批量打印个人简历:从电子表格中调用不同字段数据,每人一页,对应不同信息。

6、批量打印学生成绩单:从电子表格成绩中取出个人信息,并设置评语字段,编写不同评语。 [1]

7、批量打印各类获奖证书:在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资,在WORD中设置打印格式,可以打印众多证书。

8、批量打印准考证、明信片、信封等个人报表。

总之,只要有数据源(电子表格、数据库)等,只要是一个标准的二维数表,就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来!

下面以在Word2010中使用“邮件合并向导”创建邮件合并信函为例,操作步骤如下所述:

第1步,打开Word2010文档窗口,切换到“邮件”分组。在“开始邮件合并”分组中单击“开始邮件合并”按钮,并在打开的菜单中选择“邮件合并分步向导”命令。

第2步,打开“邮件合并”任务窗格,在“选择文档类型”向导页选中“信函”单选框,并单击“下一步:正在启动文档”超链接。

第3步,在打开的“选择开始文档”向导页中,选中“使用当前文档”单选框,并单击“下一步:选取收件人”超链接。

第4步,打开“选择收件人”向导页,选中“从Outlook联系人中选择”单选框,并单击“选择‘联系人’文件夹”超链接。

第5步,在打开的“选择配置文件”对话框中选择事先保存的Outlook配置文件,然后单击“确定”按钮。

第6步,打开“选择联系人”对话框,选中要导入的联系人文件夹,单击“确定”按钮。

第7步,在打开的“邮件合并收件人”对话框中,可以根据需要取消选中联系人。如果需要合并所有收件人,直接单击“确定”按钮。

第8步,返回Word2010文档窗口,在“邮件合并”任务窗格“选择收件人”向导页中单击“下一步:撰写信函”超链接。

第9步,打开“撰写信函”向导页,将插入点光标定位到Word2010文档顶部,然后根据需要单击“地址块”、“问候语”等超链接,并根据需要撰写信函内容。撰写完成后单击“下一步:预览信函”超链接。

第10步,在打开的“预览信函”向导页可以查看信函内容,单击上一个或下一个按钮可以预览其他联系人的信函。确认没有错误后单击“下一步:完成合并”超链接。

第11步,打开“完成合并”向导页,用户既可以单击“打印”超链接开始打印信函,也可以单击“编辑单个信函”超链接针对个别信函进行再编辑。

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以上就是word 邮件合并的详细内容,更多请关注php中文网其它相关文章!

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